Tata Ruang/Lay Out Gudang - Ketika perusahaan merencanakan pemanfaatan suatu area/ruang yang akan difungsikan sebagai tempat penyimpanan produk serta sarana untuk mempermudah dalam penerimaan, penyortiran, dan pengiriman barang ke berbagai lokasi tujuan, maka terdapat beberapa aspek yang penting untuk dipertimbangkan, diantaranya:
- Space/tempat perawatan berbagai sumber daya gudang
- Space/area bongkar muat barang dan tempat perparkiran
- Space/area untuk menyimpan produk/barang yang rusak atau harus di-retur
- Space/area istirahat bagi personil gudang
- Ruang kegiatan pelayanan administrasi
- Space/area gudang lainnya yang menunjang
 |
| Illustrasi Lay Out Gudang, slidetodoc.com |
Jenis-jenis Tata Letak Gudang, Azas dan Aspek Denah
Beberapa pertimbangan memilih jenis tata letak gudang yang dapat diperhatikan dalam membuat perencanaan gudang, meliputi:
Ada tiga faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan ukuran area penyimpanan barang, yaitu:
- Lokasi penempatan produk/barang serta peralatannya
- Tersedianya lorong agar memudahkan akses menuju produk/barang
- Jarak dinding gudang dengan produk/barang yang disimpan
Tempat yang digunakan dalam menyimpan produk/barang serta sumber daya lainnya didasarkan pada jenis, bentuk dan jumlah yang dihasilkan. Penggunaan palet sebagai media penyimpanan barang tentu harus diperhatikan dimensi, ukuran, dan jenis bahan yang digunakan, karena hal ini akan berpengaruh terhadap kondisi produk/barang yang disimpan di atas palet, hal ini dilakukan agar mampu mengantisipasi dalam penyimpanan produk/barang dengan ukuran yang lebih besar dari palet. Ukuran lorong/ gang harus disesuaikan dengan kemampuan akselerasi serta kemudahan penanganan peralatan yang digunakan di gudang terutama dalam menjangkau area produk/barang yang disimpan.
Dalam menentukan ukuran area penerimaan barang ini bersifat fleksible artinya tidak ada patokan yang terstandar, namun tetap memperhatikan aspek ergonomi dan K3 pergudangan. Ketika menentukan area khusus di gudang untuk tempat masuk keluar produk/barang serta kemudahan bongkar dalam proses bongkar muatnya, maka dalam pengadaan alat/sarana angkut harus memperhitungkan jenis dan ukuran sehingga memudahkan sarana angkut tersebut melakukan fungsinya secara bebas baik di dalam maupun di luar gudang. Keuntungan yang diperoleh perusahaan dalam mempertimbangkan hal tersebut diantaranya memudahkan kegiatan penyortiran, pengendalian mutu produk/barang yang senantiasa terjaga dalam menjalankan aktivitas rutinnya setiap waktu.
Area penerimaan barang yang dipersiapkan secara ideal juga akan memperlancar kegiatan pengecekan produk/barang yang kemudian akan digabung penyimpanannya dengan barang lain secara khusus, sebelum akhirnya akan dikeluarkan kembali untuk proses pengiriman ke lokasi tujuan yang sudah ditentukan. Area penerimaan barang yang ditata secara representatif bagi kegiatan gudang akan berpengaruh terhadap prosedur dan metode kerja yang dijalankan, dapat mengurangi pemborosan ruang yang digunakan sehingga tidak saja fleksibilitas kegiatan bongkar muat barang saja yang dihasilkan, melainkan efektifitas pelaksanakan kegiatan gudang yang dilaksanakan oleh seluruh personil gudang dapat tercapai secara baik dengan tingkat resiko yang rendah.
Sama halnya dengan ukuran area penerimaan barang, ukuran luas area pengiriman barang pun tidak dapat ditentukan berdasarkan patokan secara spesifik. Hanya saja unsur fleksibilitas dan K3 yang menjadi dasar pertimbangan harus senantiasa diperhatikan, termasuk bagaimana sarana angkut produk/ barang yang sudah dipersiapkan dapat secara leluasa menjangkau setiap sudut penyimpanan untuk kemudian dilakukan proses pemuatan produk/barang sesuai permintaan. Pada area inipun harus terdapat mekanisme pengecekan produk/barang secara akurat dengan memperhitungkan spesifikasi produk/ barang yang akan masuk ke sarana angkut. Produk/barang yang sudah lolos pengecekan tersebut dikeluarkan dari gudang untuk dikirim/didistribusikan kepada pihak yang dituju.
Pada area ini setiap produk/barang sebelum masuk ke penyimpanan di gudang pada tempat yang sudah disediakan, sebelumnya dilakukan penerimaan dengan tahapan awal melalui proses penyaringan/sortir. Kuantitas produk/barang yang telah melalui proses penyaringan dengan menggunakan metode yang relevan pada akhirnya akan menentukan ukuran area pemilahan/sortir barang.
Beberapa pertimbangan dalam menentukan aspek ini diantaranya:
- Penataan ruangan (lay out) untuk efisiensi kegiatan gudang.
- Tempat yang memadai dimana secara keseluruhan fisik produk/barang dilakukan penyimpanan.
- Bagaimana setiap produk/barang dalam skala besar atau kecil akan bergerak masuk (diterima) dan keluar (dikirim) dari tempat penyimpanan di gudang.
Pertimbangan sebagaimana tersebut di atas dilakukan bertujuan agar proses penanganan kegiatan gudang yang meliputi pengelolaan produk/ barang diterima maupun dikirim mampu berjalan secara efektif dan efisien walaupun dengan karakteristik produk/barang yang bervariasi.
Adapun tahap mobilisasi produk/barang di area gudang meliputi:
- Penerimaan dan rotasi produk/barang
- Penyimpanan barang
- Pemindahan produk/barang dari tempat penyimpanan menuju lokasi penyortiran
- Penentuan produk/barang yang dipilih selanjutnya dilakukan pengepakan kembali.
- Distribusi barang keluar atau dilakukan pengiriman produk/barang
Jenis-jenis tata letak ruang gudang:
- U-flow
- Through-flow
- L-flow
Pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Terdapat 3 (tiga) pilihan utama tata ruang yang biasanya dipakai, yaitu “U-flow”, “Through-flow”, dan “L-flow”.
Berikut merupakan tata ruang gudang bentuk U-flow :
 |
| U-Flow, kemendikbud |
1. Ruangan gudang dapat dimanfaatkan secara leluasa karena letak posisi area penerimaan dan pengiriman berdampingan, sehingga jika kegiatan tersebut berlangsung pada jadwal dengan waktu yang berbeda, mampu menghemat ruang gudang yang terpakai.
2. Tercapainya efisiensi melalui pengurangan pemanfaatan sumber daya gudang yang meliputi personil dan fasilitas/peralatan yang digunakan di gudang.
3. Keamanan akan lebih baik dan terjaga mengingat akses menuju gudang hanya melalui satu pintu utama.
4. Memungkinkan tersedianya area untuk lokasi penyimpanan secara lebih banyak luas.
Tata ruang gudang bentuk dari Through-flow:
 |
| Through Flow, Kemdikbud |
Tata ruang gudang bentuk dari L-flow:
 |
| L-Flow, kemdikbud |
Sangat penting untuk menentukan tata ruang/lay out yang akan dipilih oleh perusahaan ketika akan menjalankan gudang sebagai sarana untuk memperlancar operasional kegiatannya terutama dalam menunjang distribusi bahan baku yang diperlukan, pemasaran hasil produksi, maupun sekedar memindahkan hak kepemilikan produk/barang dari produsen ke konsumen.
Besar atau kecilnya ukuran gudang yang tersedia bagi perusahaan, maka dengan tata ruang/lay out yang telah disiapkan dengan baik akan semakin memudahkan pengecekan data produk/barang, memperlancar ritme pengaturan produk/barang persediaan yang masuk maupun keluar secara efektif dan terkendali.
Berikut ini beberapa asas tata ruang/lay out yang umum diterapkan pada sebuah gudang:
1. Asas Jarak Terpendek
Asas ini mengandung arti bahwa optimalisasi hasil pengelolaan pergudangan akan didapatkan oleh perusahaan jika secara operasional masuk keluarnya produk/barang di gudang jika dilakukan melalui ukuran jarak terpendek.
2. Asas mengalirnya Kegiatan
Dalam menerapkan mekanisme penyimpanan dan pengambilan kembali produk/barang di gudang harus berprinsip pada tingkast efisiensi yang berdasar pada urutan logis agar jenis, bentuk, dan kualitasnya tetap terjaga, tentu dengan memperhatikan karakteristik produk/barangnya. Misalnya dengan memilih metode FIFO (First In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang masuk ke gudang terlebih dahulu maka harus dikeluarkan lebih awal, atau metode LIFO (Last In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang masuk gudang terakhir tetapi harus dikeluarkan lebih awal.
3. Asas Kemudahan Pengawasan
Ketika area ruang gudang ditata, penting sekali untuk memperhatikan aspek kemudahan dalam melakukan pengawasan, hal ini sebagai bagian dari jaminan pelayanan gudang yang senantiasa berkontribusi baik kepada perusahaan.
4. Asas Fleksibilitas Ruangan
Pertimbangan dinamika kegiatan usaha yang dapat berjalan secara cepat dan fluktuatif akan berdampak pada volume proses produksi yang dijalankan oleh perusahaan. Bagi keberadaan gudang hal ini dituntut untuk mampu menata ruangan secara fleksible dan sesuai kebutuhan.
5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Pihak Luar
Untuk produk/barang dengan tingkat frekuensi masuk keluarnya dari gudang tinggi, idealnya dapat ditempatkan pada area yang mudah dijangkau oleh setiap personil gudang.
Selain asas tata ruang/lay out gudang sebagaiman diuraikan di atas, gudang yang telah dipersiapkan juga berpedoman pada:
1. Kondisi fisik pada area gudang secara terstandar harus dilengkapi dengan adanya ruangan untuk melakukan pengecekan atas produk/barang yang masuk maupun keluar. Dengan dilakukannya proses pengecekan ini maka secara administratif gudang memiliki data/informasi atas keberadaan setiap item produk/barang yang ada di gudang secara akurat.
2. Mengacu pada pernyataan pertama, maka untuk kebutuhan administratif gudang, diperlukan ruangan dan personil yang khusus digunakan untuk melakukan penatausahaan kegiatan pergudangan apakah dengan menerapkan sistem konvensional maupun berbasis IT.
3. Mengingat salah satu fungsi gudang sebagai salah satu bagian yang mensupport terhadap berbagai kebutuhan perusahaan, maka penanggung jawab gudang harus mampu menyediakan area/ruangan yang dapat menampung sementara setiap produk/barang yang seringkali digunakan oleh bagian/unit kerja lainnya. Idealnya tidak setiap orang dapat masuk ke ruangan gudang karena pertimbangan keamanan atas produk/barang yang tersimpan di gudang, untuk itu area/ruangan yang telah dipersiapkan sedemikian rupa tersebut seyogyanya mempertimbangkan jarak dan kemudahan agar layanan kebutuhan diberikan secara cepat dengan tetap mengedepankan unsur K3 serta terkendalinya produk/barang. Untuk itu penting mempersipkan kompetensi dan kinerja seluruh personil gudang yang selalu siap merespon keperluan dari setiap stakeholder.
4. Pertimbangan berikutnya adalah di dalam area/ruang gudang memiliki ketersediaan space yang khusus untuk mudahnya pengaturan aliran masuk keluarnya produk/barang secara leluasa tanpa terhambat oleh berapa volume produk/barang yang harus masuk ataupun keluar pada saat tertentu.
Walaupun space/area masuk dan keluarnya produk/barang telah dipersiapkan secara memadai, namun kegiatan untuk melakukan pengecekan produk/barang menjadi aspek penting mengingat secara periodik kebedaraan produk/barang yang tersimpan dan secara administratif terdata di gudang senantiasa menjadi bahan pertanggung jawaban dari pengelola gudang. Maka penting juga untuk memiliki area pengecekan barang (checking point area) di gudang dengan peran yang optimal dan efektif.
Denah gudang dibuat agar mempermudah personil gudang dalam melakukan prosedur penanganan dan pengelolaan produk/barang serta sumber daya lainnya di gudang, untuk itu diperlukan pengaturan tata letak atas ruangan gudang yang digunakan baik secara keseluruhan maupun parsial/setiap bagian area gudang. Untuk itu perlu dipertimbangkan dalam mempersiapkan setting gudang yang ideal diantaranya:
a. Fisik gudang jangan disekat-sekat sehingga barang dapat leluasa bergerak, kecuali jika memang diperlukan. Selain itu ukuran dan penempatan gerbang gudang akan berpengaruh dalam kemudahan akses perpindahan setiap barang.
b. Sesuai arah arus produk/barang masuk dan keluar termasuk peralatan, maka ruang gudang perlu disediakan lorong sehingga memudahkan penataan gudang berdasarkan sistem yang dikenal selama ini seperti:
- 1) Aliran barang dengan model garis lurus
- 2) Aliran barang berbentuk huruf U
- 3) Aliran barang berbentuk huruf L
c. Selalu memperhatikan sirkulasi udara yang diatur dengan baik dalam ruang gudang termasuk mamperhatikan pencahayaan dan kelembaban.
d. Rak barang serta palet apabila ditempatkan secara proporsional dapat melindungi kondisi produk/barang dari berbagai gangguan (binatang & hama) serta yang diakibatkan oleh bencana.
e. Ruang penyimpanan khusus
1) Untuk barang kategori kesehatan seperti alat dan bahan kesehatan seperti obat-obatan, harus ditempatkan pada ruangan gudang yang memiliki standar khusus minimal, seperti:
- Ketersediaan sarana pendingin dengan jumlah dan ukuran yang memadai dan memberi keamanan terhadap produk/barang.
- Antisipasi dari resiko terjadinya kerusakan penerangan gudang.
2) Untuk penyimpanan produk/barang berbahan kimia harus ditempatkan pada area khusus di gudang dengan akses yang terbatas bagi setiap orang.
3) Penyimpanan harus cukup representatif termasuk pemeliharaannyauntuk peralatan besar/alat berat.