Menganalisis tata ruang kantor (office layout) - Setiap orang tentu mempunyai keinginan untuk bekerja di ruangan yang menyenangkan dan tertata rapi. Namun, bagaimana jika kenyataan yang terjadi justru berkata sebaliknya? Anda harus bekerja di kantor dengan ruang kerja yang tidak tertata dan berantakan.
Menata ruang kantor terkadang menjadi tantangan tersendiri bagi pegawai. Bukan tanpa alasan, karena dalam satu hari menghabiskan waktu sampai delapan jam untuk bekerja di kantor sehingga sangat penting berada dalam ruangan yang nyaman agar bisa bekerja lebih maksimal.
Menganalisis Tata Ruang Kantor (Office Layout)
Memiliki ruang kerja yang nyaman merupakan idaman setiap pegawai. Proses menata ruangan kerja bisa menghabiskan waktu, pikiran, dan tenaga untuk mendapatkan tata ruang yang tepat.
 |
| 9.1 Ruang kantor yang tidak tertata |
Semakin ideal suasana yang tercipta di ruang kerja maka produktivitas pegawai bisa semakin tinggi sehingga hasil pekerjaan menjadi semakin optimal.
Masalah yang sering dihadapi oleh instansi biasanya terkait peletakan sarana prasarana kantor seperti perabot kantor yang tertata dengan baik, penyusunan meja kerja tidak terlalu dekat dan tidak terlalu jauh antara satu sama lain sehingga tidak mengganggu aktivitas dalam ruangan dan memperhatikan faktor-faktor lain yang mendukung tata ruang yang tepat.
Tata ruang kantor perlu mendapatkan perhatian dengan memperhatikan mekanisme tata kerja dan kondisi ruang yang ada agar para pegawai mendapatkan kemudahan dan kenyamanan dalam melaksanakan aktifitas kerja.
Pengaturan tata letak, kelengkapan ruang kerja memberikan pengaruh bagi pegawai dalam beraktivitas. Tata ruang kantor dapat ditentukan sesuai kebutuhan dan persyaratan kerja sehingga pegawai akan merasakan suasana yang mendukung pelaksanaan tugas.
1. Definisi Tata Ruang Kantor
Kantor merupakan tempat melakukan pekerjaan administratif dan pelayanan yang berfungsi sebagai sentral informasi bagi unit kerja yang lain dan pihak eksternal. Mengingat pentingnya fungsi kantor bagi semua orang, maka ruangan dalam kantor perlu dirancang dengan baik guna memberikan rasa nyaman bagi semua orang yang berkepentingan dengan ruangan tersebut.
Ruangan yang tertata diharapkan dapat meningkatkan semangat dan produktivitas kerja. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut dengan Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan.
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
- Drs. The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern menyebutkan bahwa tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat dan pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi pegawai
- Littlefield & Peterson dalam buku tata ruang kantor dirumuskan tata ruang kantor sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia
- George R. Terry dalam buku tata ruang perkantoran, menyebutkan bahwa penentuan terkait kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja dengan biaya yang layak
- Ida Nuraida dalam bukunya manajemen administrasi perkantoran, tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana bagi pekerja.
Berdasarkan beberapa pengertian-pengertian yang sudah disampaikan diatas, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan pengaturan dan penataan yang efisien terkait letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya efisiensi dan keleluasaan dalam berkerja yang sebaik-baiknya bagi pegawai.
Efisiensi pemanfaatan ruangan dan lantai kerja tidak dapat dipisahkan dari letak susunan ruang atau unit kerja lain dari seluruh bagian.
2. Manfaat Tata Ruang Kantor
Dalam menata ruang kantor diperlukan perencanaan yang matang, sebaiknya tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor agar proses penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat.
Selain itu penataan ruang kerja perlu dilakukan karena berkaitan pihak internal dan ekternal sehingga kedua pihak sama-sama merasa nyaman dan puas ketika berada diruangan tersebut. Manfaat yang akan diperoleh dengan adanya penataan ruang kantor, yaitu :
- Memudahkan proses komunikasi
- Memberikan rasa aman dan keleluasan pribadi
- Mengoptimalkan penggunaan ruangan yang ada
- Memberikan kepuasan dan kenyamanan dalam bekerja
- Memudahkan gerak pegawai dalam bekerja
- Memudahkan dalam pengawasan
- Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai, misalnya sarana dan prasarana kantor dan pelayanan lain seperti penyediaan air minum.
- Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan kebisingan dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
- Menciptakan kesan yang baik bagi para pelanggan maupun tamu perusahaan.
Sedangkan tujuan tata ruang kantor menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern , yaitu :
- Memperpendek jarak tempuh dalam melaksanakan pekerjaan
- Rangkaian aktivias pekerjaan dapat mengalir secara lancar
- Kesehatan dan kepuasan pegawai dapat terpelihara
- Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung memuaskan
- Penggunaan seluruh ruang secara efisien
- Pengunjung kantor mendapat kesan yang baik tentang perusahaan
- Susunan tempat kerja dapat digunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu
Menurut Geofrey Mills dan Standingford dalam buku Modern Office Management, tujuan tata ruang kantor yang baik, yaitu :
- Terpenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan
- Penggunaan setiap ruangan secara optimal
- Menyediakan kondisi kerja yang baik
- Terpelihara rasa memiliki dan loyalitas
- Memperlancar proses komunikasi dan arus kerja
- Memisahkan kegiatan yang bising dan menggangu
- Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
- Menyediakan pelayanan yang baik bagi pegawai, misalnya listrik atau telepon
- Memberikan keamanan bagi pegawai
Menurut The Liang Gie (162) pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, yaitu :
a. Menghemat tenaga dan waktu pegawai
b. Memungkinkan kelancaran proses pekerjaan
c. Menjamin kelancaran proses pekerjaan
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu
Tujuan tata ruang kantor secara keseluruhan adalah memperlancar komunikasi, mempermudah koordinasi dan pengawasan sehingga meningkatkan efisiensi kerja. Jika suatu saat terjadi perubahan yang mengakibatkan pengaruh terhadap kantor maka perlu dilakukan peninjauan kembali terhadap tata ruang kantor yang sudah ada.
3. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya dikenal empat macam tata ruang kantor yang biasa digunakan dalam perkantoran, yaitu :
a. Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar
 |
| 9.2 Kantor dengan tata ruang tertutup |
Sering disebut dengan istilah Cubicle Type Offies adalah tata ruang kantor dengan penempatan pegawai dipisah oleh sekat yang terbuat dari tembok atau kayu untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.
Konsep tata ruang ini banyak digunakan di perusahaan swasta maupun kantor pemerintahan. Tata ruang tertutup dibuat dengan tujuan memisahkan setiap bagian atau divisi agar dapat fokus dalam bekerja.
b. Tata Ruang Terbuka
 |
| 9.3 Kantor dengan tata ruang terbuka |
Disebut dengan Open Plan Office merupakan tata ruang kantor yang cukup luas ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama tanpa dipisah oleh penyekat.
Ruang kerja dalam tata ruang terbuka biasanya pegawai menempati satu meja khusus atau bisa juga satu meja ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus. Semua aktivitas dilaksanakan pada satu ruang terbuka sehingga pegawai mudah diamati ketika bekerja.
c. Tata Ruang Berhias/Berpanorama
 |
| 9.4 Contoh tata ruang berhias |
Sering disebut dengan Landscape Offices adalah tata ruang kantor dimana ruangan yang digunakan untuk bekerja dihiasi oleh elemen hias seperti tanaman, adanya taman maupun dekorasi lain.
Ruangan yang menggunakan konsep tata ruang berhias diusahakan mempunyai pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan suasana yang sejuk, nyaman dan menyenangkan.
d. Tata Ruang Gabungan
Merupakan gabungan antara tata ruang kantor terbuka, tertutup dan berhias. Tata ruang kantor gabungan bertujuan untuk menggabungkan beberapa unsur yang terbaik, dengan memperhatikan kelebihan dan kekurangan masing-masing jenis tata ruang dengan harapan akan mendapatkan bentuk tata ruang kantor yang tepat dan lebih kondusif.
4. Kelebihan Dan Kekurangan Tata Ruang Kantor
Semua jenis tata ruang kantor mempunyai tujuan untuk menambah kenyamanan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan. Berbagai jenis tata ruang kantor mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing, berikut ini kelebihan dan kekurangan dari tata ruang kantor, yaitu :
a. Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar (Cubical Type Office)
Tata ruang tertutup mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :
- Menjamin konsentrasi kerja pegawai
- Pekerjaan yang bersifat rahasia lebih terjamin dan terlindungi
- Menambah kewibawaan pimpinan dan pejabat
- Aktivitas bekerja tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan.
- Menimbulkan kesan lebih menghargai tamu dan relasi
Selain mempunyai kelebihan, tata ruang kantor tertutup juga mempunyai kekurangan, yaitu :
- Proses komunikasi secara langsung antarpegawai berjalan kurang lancar
- Memerlukan biaya lebih banyak dalam memelihara ruangan, penerangan dan alat-alat kantor.
- Fleksibilitas perubahan ruangan lebih sulit dilakukan
- Proses pengawasan menjadi lebih sulit
b. Tata Ruang Terbuka (Open Plan Office)
Beberapa kelebihan dari tata ruang terbuka, yaitu :
- Fleksibilitas dalam penggunaan dan perubahan ruangan lebih mudah dilakukan
- Memudahkan dalam pengawasan
- Proses komunikasi dan koordinasi lebih lancar
- Biaya pemeliharaan ruangan, peralatan lebih hemat
- Memudahkan pencahayaan dan peredaran udara
- Produktivitas pegawai tetap terjaga
- Menghemat penggunaan penerangan karena tidak terhalang sekat
 |
| 9. 5 Tata ruang terbuka membuat produktivitas tetap terjaga |
Tata ruang terbuka juga memiliki beberapa kekurangan, yaitu :
- Sulit merahasiakan pekerjaan yang bersifat rahasia dan penting
- Kurang cocok ditetapkan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi
- Kegaduhan sering muncul sehingga dapat mengganggu konsentrasi dan ketenangan pegawai lain
- Pemandangan menjadi kurang baik karena tumpukan dokumen
c. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Landscape Office)
Kelebihan tata ruang kantor berhias, yaitu :
- Pegawai merasa nyaman dan betah ketika bekerja
- Pemandangan kantor terlihat lebih asri dan sejuk
- Udara di kantor menjadi lebih segar karena ada suplai oksigen dari tanaman hias/taman
- Tidak membutuhkan pencahayaan tinggi karena jenis tata ruang ini menggunakan penerangan dari alam.
Sedangkan kekurangan tata ruang berhias, yaitu :
- Memerlukan biaya yang mahal untuk mendekor ruangan
- Biaya perawatan menjadi lebih tinggi
- Membutuhkan tenaga ahli untuk merancang tata ruang kantor
- Konsentrasi menjadi terganggu ketika terjadi sesuatu hal diluar ruangan
5. Prosedur Tata Ruang Kantor
a. Asas-asas tata ruang kantor
Dalam menata ruang kantor sebaiknya memperhatikan asas-asas tata ruang kantor agar tercapai efektifitas dan efisiensi. Berikut ini asas-asa tata ruang kantor, yaitu :
1 Asas jarak terpendek
Tata ruang yang baik adalah suatu pengaturan ruang yang memungkinkan proses dalam menyelesaikan pekerjaan, penyusunan tempat kerja dan penempatan alat-alat menempuh jarak sependek mungkin sehingga pergerakan pegawai lebuh cepat dan mencegah adanya penghamburan tenaga maupun waktu.
2 Asas rangkaian kerja
Asas rangkaian kerja adalah penempatan orang, perlengkapan, peralatan menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian proses pekerjaan. Dalam menyusun tempat kerja pegawai sebaiknya memperhatikan rangkaian kerja, pegawai yang urutan kerjanya saling berdekatan harus ditempatkan berdekatan.
3 Asas penggunaan segenap ruang
Ruangan yang ada hendaknya dipergunakan sepenuhnya, diharapkan tidak ada ruang kosong karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien. Apabila ada ruangan yang kosong bisa diletakkan tanaman, hiasan atau akuarium sehingga membuat ruangan menjadi lebih nyaman.
4 Asas perubahan susunan tempat kerja
Penataan ruang yang baik adalah ruangan yang dapat diubah dan disusun kembali setiap saat dengan pengeluaran biaya yang efisien mungkin karena adanya kemungkinan pemanfaatan ruangan pada waktuwaktu tertentu dan perluasan dikemudian hari. Perubahan susunan tempat kerja sangat dibutuhkan dengan tujuan pegawai tidak merasa bosan dengan ruang kerja yang monoton.
5 Asas integrasi kegiatan
Penataan ruang beserta peralatan ataupun perabot kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam kantor, sehingga akan saling berkaitan dan berjalan secara harmonis. Pengintegrasian perlu dilakukan supaya proses penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.
b. Prinsip-prinsip tata ruang kantor
Ada beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dan dijadikan pedoman dalam penataan tata ruang kantor sehingga tercipta ruangan kantor yang baik, berikut ini prinsip-prinsip yang digunakan dalam tata ruang kantor, yaitu :
- Penataan ruang kantor dibuat dalam garis lurus agar pekerjaan mampu mengalir secara terus-menerus
- Perlengkapan kantor sebaiknya diletakkan dekat dengan pegawai yang memakainya
- Dalam sebuah ruangan sebaiknya menggunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama
- Meja sebaiknya disusun dan diatur dengan baik, jangan sampai ada pegawai yang terpaksa menghadap kesumber cahaya
- Unit atau divisi yang pekerjaannya saling berhubungan sebaiknya ditempatkan berdekatan
- Unit atau divisi yang berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan
- Unit atau divisi yang pekerjaannya menimbulkan suara gaduh sebaiknya ditempatkan didekat jendela atau dijauhkan dari unit lain
c. Prosedur menata tata ruang kantor
Diperlukan langkah-langkah atau prosedur dalam menata ruang kantor, prosedur tata ruang dapat dilaksanakan dengan langkah berikut :
1 Mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan, jumlah pegawai yang bekerja, jumlah meja yang diperlukan.
2 Membuat denah ruangan/sketsa yang akan ditata dengan menggunakan skala tertentu, cantumkan panjang dan lebar ruangan serta berikan tanda untuk pintu, jendela dan lainnya.
 |
| 9.6 Layout tata ruang kantor |
3 Tentukan letak meja kerja dan peralatan lainnya secara baik, dengan cara membuat guntingan kertas/karton dengan skala tertentu
4 Tata guntingan-guntingan kertas pada denah ruangan sehingga menggambarkan susunan yang paling baik dengan memperhatikan terpenuhinya syarat-syarat dalam tata ruang, setelah susunan terbaik sudah menemukan rekatkan guntingan kertas pada denah ruang.
5 Tempatkan meja kerja dan peralatan lain dengan pedoman kepada rancangan/pola yang sudah dibuat.
6 Menyusun denah tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan-perubahan yang terjadi misalnya penambahan/pengurangan pegawai, penambahan/penggantian peralatan, perubahan prosedur kerja.
d. Standar tata ruang kantor
Berikut ini standar tata ruang kantor yang harus dimiliki oleh setiap ruang guna menciptakan ruangan yang nyaman bagi pegawai, yaitu :
1 Kebersihan
Pemeliharaan kebersihan bangunan, perlengkapan dan perabotan dilakukan secara rutin dan terus-menerus
2 Luas ruang kantor
Standar ruang kerja yaitu harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3,7 m2 untuk setiap pegawai
3 Suhu udara dan ventilasi
Temperatur yang layak untuk sebuah ruang kerja yaitu minimum 16?C sampai dengan 22?C, tersedianya ventilasi yang cukup agar peredaran udara menjadi segar
4 Penerangan cahaya
Cahaya pada ruang kerja dapat dilakukan menggunakan cahaya alami (matahari) atau cahaya buatan (lampu) disesuaikan kebutuhan dan perlengkapan penerangan harus dipelihara.
5 Air minum
Air bersih untuk keperluan minum harus disediakan, bisa melalui pipa air minum atau tempat air minum khusus
6 Fasilitas kesehatan
Disediakan kamar kecil ataupun toilet untuk pegawai dan terpelihara kebersihannya.
7 Fasilitas cuci
Disediakan ruangan untuk cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin beserta sabun dan handuk
8 Tempat duduk
Setiap pegawai harus disediakan tempat duduk yang kokoh dan nyaman
9 Tempat pakaian
Kantor harus menyediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai ketika bekerja serta menyediakan fasilitas untuk mengeringkan pakaian pegawai yang basah karena hujan
10 Lantai, tangga
Lantai dipelihara agar pegawai tidak tergelincir ketika berjalan dan tangga sebaiknya diberi pegangan untuk tangan
11 Mesin kantor
Bagian pada mesin kantor yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang mengoperasikan harus cukup terlatih
12 Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja sebaiknya disediakan kotak/lemari obat untuk pertolongan pertama bagi pegawai yang membutuhkan
13 Beban berat
Pegawai tidak boleh mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan kerja.
14 Penjagaan kebakaran
Disediakan lonceng tanda bahaya kebakaran, alat pemadam dan sarana untuk menyelamatkan diri dari bahaya kebakaran.
15 Pemberitahuan kecelakaan
Apabila terjadi kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib
6. Ergonomi Tata Ruang Kantor
Ergonomi berasal dari berasal dari kata “ergo” atau gerak/kerja dan “nomos” yang berarti gerakan yang efektif, efisien, nyaman, aman dan tidak menimbulkan kelelahan ataupun kecelakaan sesuai kemampuan tubuh tetapi mendapatkan hasil kerja yang optimal.
a. Pengertian Tata Ruang yang Ergonomi
Penerapan ergonomi merupakan penerapan perilaku kerja yang benar dilingkungan kerja. Ergonomi perlu ditetapkan dalam aktivitas penataan ruang kantor karena ergonomi mempunyai kegunaan memperbaiki performa, meminimalkan kerusakan peralatan kantor yang disebabkan kesalahan manusia.
Menurut Wignjosoebroto dalam buku Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien dan Profesional (Priansa dan Garnida, 2013) mengatakan bahwa tata ruang kantor yang ergonomi adalah pengaturan tata letak dan fasilitas kerja untuk mencari gerakan-gerakan kerja yang efektif seperti halnya dengan aliran kegiatan dan gerakan yang efisien.
Pendekatan ilmu ergonomi digunakan untuk perancangan tata ruang kantor yaitu dengan cara menciptakan keserasian antara pegawai dengan sistem kerja yang digunakan, atau dapat dikatakan bahwa sistem kerja yang ada harus dapat menjadikan pegawai dapat bekerja dengan nyaman.
Fokus dari ergonomi adalah manusia dan interaksinya dengan produk, peralatan, fasilitas, prosedur dan lingkungan, pegawai, serta kehidupan seharihari.
Penataan ruang kantor yang baik disertai adanya penerapan ergonomi, akan memberikan manfaat yang berdampak baik, yaitu :
1 Memperbaiki performa kerja
2 Mengurangi waktu yang terbuang dan meminimalkan kerusakan peralatan
3 Menambah kenyamanan dalam bekerja
4 Mencegah dan mengurangi resiko timbulnya penyakit akibat kerja
b. Prinsip Ergonomi
Prinsip ergonomi merupakan suatu pedoman dalam menerapkan ergonomi di tempat kerja, antara lain :
1 Bekerja dalam posisi normal
2 Meletakkan peralatan yang dapat dijangkau
3 Mengurangi gerakan berulang yang berlebihan
4 Terciptanya lingkungan kerja yang nyaman
5 Bekerja selaras dengan ketinggian dimensi tubuh
6 Mengurangi beban yang berlebihan
c. Aspek-aspek Ergonomi dalam Perancangan Ruang Kantor
Perancangan ruang kantor yang sesuai dengan ergonomi perlu memperhatikan aspek-aspek berikut ini :
1 Sikap dan Posisi Kerja
 |
| 9.7 Gambar posisi duduk dan berdiri yang benar |
Sikap dan posisi kerja yang baik berdasarkan ergonomi, yaitu :
- Pegawai mempunyai posisi duduk yang nyaman dan cukup fleksibel
- Posisi duduk dimana kaki tidak terbebani dengan berat tubuh dan posisi berdiri dimana tulang belakang dan berat badan tertumpu secara seimbang pada dua kaki
- Pegawai sebaiknya tidak duduk atau berdiri dalam waktu yang lama pada saat bekerja
- Pegawai dapat menjangkau peralatan kerja sesuai dengan posisi waktu bekerja
- Pegawai tidak mengangkat beban yang terlalu berat ketika bekerja, berat beban yang ditetapkan oleh ILO yaitu :
- Laki-laki dewasa 40kg
- Wanita dewasa 15 – 20kg
- Lelaki (16-18tahun) 15 – 20kg
- Wanita (16-18tahun) 12 – 15kg
2 Antropometri
Antropometri menyangkut mengenai ukuran tubuh manusia termasuk berat badan. Dalam merancang tata ruang suatu kantor maupun mendesain peralatan kerja yang akan dipakai harus memperhatikan aspek antropometri.
Pengetahuan tentang antropometri sangat penting diketahui agar pekerja merasa nyaman dalam menyelesaikan tugasnya. Rancangan tata ruang kerja, peralatan pendukung maupun pegawai yang menggunakan harus memiliki kompatibilitas tinggi dengan tujuan untuk mengurangi timbulnya bahaya kerja akibat terjadinya kesalahan dalam bekerja.
Setelah mendapatkan data terkait antropometri yang memadai, maka tahapan untuk merancang tata ruang kerja yang ergonomi yaitu :
a. Menentukan aktivitas yang akan dilaksanakan dalam ruangan
b. Menetukan peralatan yang dibutuhkan
c. Menentukan ruangan yang diperlukan
d. Tata Letak Fasilitas Kantor sesuai Ergonomi
Pengaturan tata letak fasilitas kantor harus mengikuti aturan agar dapat menunjang kelancaran kerja. Aturan yang diterapkan harus sesuai dengan penerapan ergonomi, dengan tujuan tercapainya tata letak yang ekonomis.
Beberapa jenis tata letak fasilitas kantor yang sesuai ergonomi yaitu :
1 Tata Letak Aliran Lini
Tata letak aliran lini biasanya digunakan untuk kantor yang memberikan pelayanan bergerak atau perusahaan dengan proses berkesinambungan.
a) Keuntungan tata letak aliran lini
Berikut ini keuntungan dari tata letak aliran lini
1) Adanya penyederhanaan tugas
2) Pegawai yang tidak terampil memungkinkan untuk menyelesaikan
tugas dengan cepat
3) Adanya efisiensi waktu dalam pemrosesan tugas
b) Kekurangan dari tata letak aliran lini
Berikut ini kekurangan dari tata letak aliran lini
1) Terjadinya kemonotonan dalam tugas
2) Tidak terdapat fleksibilitas dalam proses
3) Adanya ketergantungan dari keseluruhan pada tiap bagian
2 Tata Letak Proses
Tata letak proses merupakan pengaturan fasilitas dengan menempatkan
pegawai dan peralatan yang mempunyai fungsi yang sama.
a) Keuntungan tata letak proses
Berikut ini keuntungan dari tata letak proses
1) Adanya fleksibilitas peralatan dan pegawai
2) Adanya keragaman tugas
3) Bertambahnya pengetahuan bagi setiap departemen
b) Kekurangan tata letak proses
Berikut ini kekurangan dari tata letak proses
1) Tidak adanya efisien waktu
2) Memerlukan biaya yang besar
3) Produktifitas menjadi lebih rendah
Lembar Praktikum
Judul :
Menggambar tata ruang kantor
Tujuan:
Mampu menggambar tata ruang ruang
Peralatan dan bahan
1 Kertas karton
2 ATK
3 Gunting
Petunjuk Kegiatan Praktik
1 Lakukan kegiatan praktik dengan hati-hati dan memperhatikan K3!
2 Jaga kebersihan lingkungan!
3 Setelah selesai, kembalikan peralatan praktik ke tempat semula dengan rapi!
Langkah Kerja
1 Mempersiapkan alat dan bahan yang digunakan
2 Mencari informasi terkait cara merancang tata ruang kantor
3 Membuat gambar sketsa penataan tata ruang kantor
4 Mempraktikkan menggambar tata ruang kantor
5 Kumpulkan hasil gambar tata ruang kantor
CAKRAWALA
 |
| 9.8 tata ruang kantor terbuka di kantor gojek |
Tren tata ruang kantor terbuka saat ini banyak diminati. Konsep tata ruang terbuka membuat hubungan antar pegawai menjadi lebih dekat sehingga kolaborasi yang positif dalam bekerja lebih meningkat. Siapa sih yang tidak tahu gojek?
Layanan pemesanan transportasi online asli Indonesia ini merupakan kantor yang mempunyai tata ruang tertata sehingga menimbulkan kesan menyenangkan dan membuat pegawai merasa nyaman dalam bekerja. Kantor gojek didominasi warna hijau yang sudah menjadi ciri khas brand perusahaan gojek. Kantor gojek menggunakan jenis tata ruang terbuka atau sering disebut dengan open space.
Tata ruang terbuka di kantor gojek penerapannya terlihat dari ruang kerja pegawai dengan penataan beberapa unit meja sesuai kebutuhan dan setiap satu meja besar yang digunakan untuk beberapa pegawai. Kantor gojek menata ruang kantor menggunakan konsep open space dengan tujuan menimbulkan semangat kolaborasi.
RANGKUMAN
- Tata ruang kantor merupakan pengaturan dan penataan yang efisien terkait letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya efisiensi dan keleluasaan dalam berkerja yang sebaik-baiknya bagi pegawai
- Penataan ruang kantor memberikan manfaat yaitu memudahkan proses komunikasi, memberikan rasa aman dan keleluasan pribadi, mengoptimalkan penggunaan ruangan yang ada dan memberikan kepuasan dan kenyamanan dalam bekerja.
- Ada empat jenis-jenis tata ruang kantor, yaitu :
- a. Tata ruang terbuka (open plan office)
- b. Tata ruang tertutup (cubicle type office)
- c. Tata ruang berhias/berpanorama (landscape office)
- d. Tata ruang gabungan
- Tata ruang terbuka (open plan office), tata ruang tertutup (cubicle type office) dan tata ruang berhias (landscape office) mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing
- Dalam menata ruang kantor diperlukan langkah-langkah yaitu :
- a. Mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan, jumlah pegawai yang bekerja, jumlah meja yang diperlukan.
- b. Membuat denah ruangan yang akan ditata dengan menggunakan skala tertentu, cantumkan panjang dan lebar ruangan serta berikan tanda untuk pintu, jendela dan lainnya.
- c. Tentukan letak meja kerja dan peralatan lainnya secara baik, dengan cara membuat guntingan kertas/karton dengan skala tertentu
- d. Tata guntingan-guntingan kertas pada denah ruangan sehingga menggambarkan susunan yang paling baik dengan memperhatikan terpenuhinya syarat-syarat dalam tata ruang, setelah susunan terbaik sudah menemukan rekatkan guntingan kertas pada denah ruang.
- e. Tempatkan meja kerja dan peralatan lain dengan pedoman kepada rancangan/pola yang sudah dibuat.
- f. Menyusun denah tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan-perubahan yang terjadi misalnya penambahan/pengurangan pegawai, penambahan/penggantian peralatan, perubahan prosedur kerja.
Demikian pembahasan materi menganalisis tata ruang kantor (office layout) kelas XI ini kami susun. Semoga bermanfaat.