MESIN-MESIN KANTOR - Menerapkan penggunaan mesin-mesin kantor (office machine) | Kemajuan dan kompleksitas teknologi membawa pengaruh terhadap pekerjaan di kantor sehingga pekerjaan perkantoran juga mengalami perubahan corak dan sifat. Saat ini diperlukan adanya mesin-mesin kantor yang digunakan dengan tujuan untuk memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Mesin-mesin kantor pun berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman dan teknologi, contohnya zaman dahulu dalam hal membuat surat maupun dokumen menggunakan mesin ketik. Mesin ketik banyak digunakan ketika menyelesaikan pekerjaan di kantor dan pada masa kejayaannya sempat menjadi produk komersil di seluruh dunia.
Menerapkan Penggunaan mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Dalam perkembangan teknologi yang lebih maju, mesin ketik pun mengalami evolusi dan saat ini kehadiran mesin ketik sudah tergantikan oleh komputer yang canggih dan modern. Penemuan komputer menjadikan mesin ketik sebagai barang usang yang ketinggalan zaman.
Komputer memungkinkan proses pengetikan menjadi lebih mudah, apalagi Microsoft secara terus menerus mengembangkan perangkat lunak dari tahun ke tahun sehingga semakin mudah untuk dijalankan. Saat ini, hampir di setiap bagian dalam kantor sudah ada komputer, banyak pegawai yang mulai belajar mengoperasikan komputer dan mengetahui manfaat komputer dan hasil pekerjaan yang diselesaikan menjadi lebih bagus.
Setelah mempelajari materi tentang mesin kantor diharapkan peserta didik mampu menjelaskan definisi, menguraikan jenis-jenis, menguraikan prosedur pengoperasian dan menguraikan prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor
1. Definisi mesin-mesin kantor
Di era globalisasi dan zaman modern seperti sekarang ini terjadi perkembangan teknologi yang pesat, menuntut kantor untuk mengandalkan teknologi guna tercapainya efisiensi di segala bidang. Penerapan teknologi dalam perkantoran yaitu dengan penggunaan mesin kantor untuk melaksanakan pekerjaan administrasi.
Mesin kantor merupakan bagian dari sarana dan prasarana sebagai salah satu penunjang yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor secara efisien. Menurut The Liang Gie (2008:3) mesin kantor (office machine) adalah seluruh alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetis atau secara kimiawi.
Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa mesin kantor digunakan untuk kegiatan :
a. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mengumpulkan informasi yang diperlukan sehingga siap digunakan jika diperlukan misalnya membuat kliping, mengumpulkan data
b. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sehingga siap dipakai dalam wujud tulisan misalnya membuat surat.
c. Mengolah bahan keterangan
Kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna misalnya membuat laporan
d. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak yang diperlukan misalnya memfotokopi surat
e. Mengirim
Kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan berbagai cara dan alat misalnya mengirim email
f. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman misalnya menyimpan surat/arsip
Dalam memilih mesin kantor sebaiknya memperhatikan kemudahan/ketersediaan suku cadang maupun pelayanan dalam perbaikan kerusakan.
Berikut ini hal-hal yang harus dipertimbangkan ketika memutuskan perlu atau tidak diadakan mesin kantor, yaitu :
- Jenis mesin hendaknya praktis dalam mengoperasikan
- Mutu mesin harus baik
- Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
- Mesin kantor disesuaikan dengan kemampuan pegawai
- Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
- Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan
- Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
- Tersedianya ruangan untuk meletakkan mesin
- Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
Mesin kantor mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran proses kerja sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat, rapi dan baik.
Berikut ini keuntungan menggunakan mesin kantor dalam proses pekerjaan kantor, yaitu :
- Menghemat waktu, mempercepat penyelesaian pekerjaan
- Meningkatkan mutu hasil pekerjaan
- Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan bekerja secara manual
- Mengurangi kelelahan pegawai
- Meningkatkan ketelitian
- Menghemat jumlah pegawai, karena pekerjaan telah digantikan dengan mesin
- Memberikan keterangan yang lebih banyak
Selain beberapa keuntungan, mesin kantor juga mempunyai kerugian, yaitu:
- Sulit mendapatkan operator mesin yang andal
- Memerlukan biaya yang tinggi dalam pengadaan dan pemeliharaan
- Pada mesin tertentu, sulit dalam perbaikan apabila terjadi kerusakan
- Beberapa mesin tidak mempunyai fleksibilitas penggunaan
- Tingkat penyusutan beberapa mesin terlalu tinggi
2. Jenis-jenis mesin kantor
Dalam mempermudah pemahaman mengenai jenis mesin kantor maka harus mengetahui pengklasifikasian mesin menurut tenaga penggerak, yaitu :
a. Mesin manual, merupakan mesin kantor yang cara pengoperasian/pemakaian menggunakan tangan/tenaga manusia
b. Mesin listrik, mesin kantor yang cara pengoperasian/pemakaian menggunakan tenaga listrik.
Berdasarkan kegunaannya, mesin kantor terbagi menjadi tiga yaitu mesin untuk mencatat data atau informasi, mesin untuk mengolah data atau informasi, serta mesin untuk menyimpan data atau informasi.
a. Mesin untuk mencatat data atau informasi
1) Mesin ketik (typewriter)
2) Mesin penjilid (binding)
b. Mesin untuk mengolah data atau informasi
1) Komputer
2) Mesin printer
3) Mesin fotocopy
4) Mesin risograph
5) Mesin stensil
6) Mesin pemindai
c. Mesin untuk menyimpan data atau informasi
1) Mesin penghancur kertas
2) Mesin LCD proyektor
3) Mesin presensi pegawai
Baca juga: Memahami Regulasi Sarana Prasarana Kantor
Setelah mengetahui klasifikasi mesin menurut tenaga penggerak, mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai jenis yang beragam, yaitu :
a. LCD Proyektor
 |
| Gambar 5.1 LCD proyektor untuk membantu presentasi |
Merupakan mesin kantor yang mempunyai fungsi membantu dalam kegiatan presentasi, memproyeksikan tulisan, gambar maupun video ke layar/dinding dan terhubung dengan komputer maupun laptop agar pendengar lebih mudah mengerti.
LCD proyektor dapat digunakan untuk memperbesar tampilan gambar maupun tulisan. Cara kerja LCD proyektor yaitu menerima isyarat serta memproyeksikan apa yang diterima kemudian meneruskan ke monitor proyeksi denagn memanfaatkan sistem lensa.
Berikut ini beberapa bagian yang terdapat pada LCD proyektor, yaitu :
- Lampu, bagian dari mesin yang mempunyai fungsi sebagai sumber cahaya bagi proyektor
- Lensa zoom, digunakan untuk melakukan pembesaran dan pengecilan hasil proyeksi
- Kipas, mempunyai fungsi sebagai pendingan pada sistem proyektor.
- Tombol power, digunakan untuk menyalakan dan mematikan mesin.
b. Komputer
 |
| Gambar 5.2 Seperangkat komputer |
Komputer merupakan mesin yang sering digunakan dalam aktivitas kantor untuk mengolah data menurut prosedur yang telah dirumuskan.
Komputer mampu mengambil, menyimpan dan mengolah data. Komputer terdiri dari komponen-komponen :
1 Perangkat keras (hardware) merupakan komponen komputer yang memiliki struktur fisik, antara lain :
a) CPU
Central Processing Unit merupakan unit proses yang paling utama dalam sebuah perangkat komputer. CPU disebut juga sebagai sebuah kotak yang didalamnya terdapat beberapa perangkat keras misalnya motherboard, hardisk, RAM, kartu VGA, kabel (power supply) dan lain-lain.
Fungsi dari CPU yaitu melakukan operasi aritmatika dan logika terhadap data yang diambil dari memori yang diberikan melalui perangkat keras. CPU lebih kompleks dalam melakukan pemrosesan dari instruksi-instruksi yang diberikan, instruksi tersebut disimpan dahulu pada RAM. CPU dapat mengakses data pada RAM dengan menentukan alamat data yang dipilih.
b) Monitor
Monitor merupakan salah satu perangkat yang ada di komputer. Monitor mempunyai fungsi sebagai penampil berbagai macam data yang diolah dalam komputer. Monitor adalah perangkat keras yang dipakai untuk menampilkan output yang berasal dari sumber-sumber data grafis seperti CPU. Monitor mempunyai berbagai ukuran layar seperti televisi, tiap merek dan ukuran monitor mempunyai tingkat resolusi yang berbeda. Resolusi menentukan ketajaman gambar yang dapat ditampilkan pada layar monitor.
c) Keyboard
Keyboard merupakan bagian dari perangkat keras komputer yang digunakan untuk memasukkan teks, karakter ataupun perintah lain ke dalam komputer. Keyboard adalah perangkat periferal eksternal yang dihubungkan ke komputer menggunakan kabel atau koneksi nirkabel.
Apapun yang diinginkan oleh pengguna diinformasikan menjadi sinyalsinyal digital kepada CPU dengan menekan tuts-tuts pada keyboard.
d) Mouse
Perangkat peripheral pada komputer yang mempunyai peranan penting dalam hal input data yaitu mouse. Komputer akan terasa kurang lengkap dan kinerjanya menurun jika tidak ada mouse dalam penggunannya. Mouse mempunyai pergerakan kursor secata cepat, selain itu juga untuk memberikan suatu perintah dengan hanya menekan tombol pada mouse. Perangkat ini dinamakan mouse karena bentuk dan designnya menyerupai tikus. Terdapat sensor pada mouse yang berfungsi untuk menggerakkan kursor.
2 Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak atau disebut sofwtare tidak ada bentuk fisiknya, mempunyai arti sebagai sekumpulan data elektronik yang tersimpan dan dikendalikan oleh perangkat komputer. perangkat lunak mempunyai fungsi sebagai pemproses data, perintah atau instruksi khusus. Selain itu software sebagai sarana interaksi yang mengkoneksikan pengguna dengan perangkat keras. Ada bermacam software baik gratis maupun berbayar, beberapa contoh software yang digunakan dalam perkantoran yaitu :
- a. Microsoft Office Word yaitu software yang mempunyai fungsi untuk membuat dan mengedit dokumen.
- b. Microsoft Office Excel yaitu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk laporan keuangan, berbasis angka.
- c. Microsoft Office Powerpoint yaitu software yang digunakan untuk membantu kegiatan presentasi.
- d. Microsoft Office Access yaitu perangkat lunak mempunyai fungsi untuk membuat database.
- e. Adobe photoshop yaitu software yang mempunyai fungsi untuk membuat atau mendesain ruangan.
- f. Google Chrome yaitu perangkat lunak yang berfungsi sebagai internet browser
c. Printer
Merupakan mesin kantor yang banyak dibutuhkan digunakan untuk mencetak dokumen. Printer mampu menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik teks maupun gambar/grafik. Berikut ini bagian-bagian dalam printer :
- Cartridge, bagian dari printer yang mempunyai fungsi menyimpan, mengatur dan tempat keluarnya tinta ketika proses mencetak.
- Selang, bagian dari printer yang berfungsi sebagai saluran mengalirnya tinta dari tabung tinta menuju tempat penyimpanan di cartridge.
- Roll, mempunyai fungsi untuk mengatur dan meluncurkan kertas yang digunakan untuk mencetak.
- Sensor roll, mempunyai fungsi untuk mendeteksi ada tidaknya kertas dan mendeteksi posisi kertas yang digunakan untuk mencetak.
- Lampu, bagian dari printer yang mempunyai fungsi sebagai indikator printer menyala dan indikator normal atau tidaknya printer.
- Tombol power, digunakan untuk menyalakan dan mematikan printer
- Tombol reset, digunakan untuk melakukan reset apabila printer terjadi masalah.
- Paper tray, bagian dari printer yang digunakan sebagai tempat meletakkan kertas sebelum dan setelah melakukan proses mencetak.
Printer mempunyai bermacam jenis dengan tujuan memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan. Berikut ini beberapa jenis printer :
1) Printer Dot Matrix
 |
| Gambar 5.3 Printer dot matrix merek Epson |
Printer jenis ini masih digunakan saat ini, cara kerjanya yaitu dot matrix (berupa titik). Dalam mencetak dokumen, printer ini bekerja dengan menyatukan titik-titik seperti cara kerja mesin ketik.
Printer dot matrix mampu mencetak dalam ukuran kertas yang beragam, selain itu mampu mencetak hingga 3 sampai 4 lapis kertas karena printer ini menggunakan pita yang lebih tebal. Printer ini mempunyai keunggulan untuk mencetak dokumen salinan atau yang menggunakan kertas karbon.
2) Printer Ink Jet, Desk Jet dan Bubble Jet
 |
| Gambar 5.4 Printer Ink Jet |
Printer Ink Jet dan bubble jet mempunyai kemampuan mencetak yang relatif cepat, dan bisa mencetak dokumen dengan warna yang lebih bagus sehingga dapat digunakan untuk mencetak foto. Printer jenis ini lebih ekonomis dan tidak membutuhkan perawatan khusus.
Printer ink jet, desk jet dan bubble jet sudah mempunyai port USB sehingga lebih mudah ketika akan melakukan pemasangan maupun mencetak dokumen.
3) Printer Laser Jet
 |
| Gambar 5.6 Printer laser jet |
Printer yang mempunyai kemampuan mencetak dokumen dengan sangat cepat dibandingkan printer jenis lain. Cara kerja printer ini menggunakan bubuk toner sebagai pewarna dalam proses mencetak dokumen. Printer ini cocok digunakan di kantor yang memerlukan mesin dengan kemampuan mencetak yang cepat.
4) Printer Thermal
 |
| Gambar 5.7 Printer thermal |
Printer thermal merupakan printer yang digunakan untuk mencetak kertas berukuran kecil misalnya nota, karcis parkir, mesin EDC. Kelebihan dari printer ini adalah lebih praktis dan tidak terlalu memakan tempat dalam meletakkannya, selain itu printer ini lebih tajam dalam mencetak.
5) Printer Label
 |
| Gambar 5.8 Printer label |
Merupakan jenis printer yang digunakan untuk mencetak label yang ukurannya kecil dan dalam jumlah banyak. Printer label menggunakan teknologi thermal sehingga hasil cetakan lebih bagus.
6) Plotter
 |
| Gambar 5.9 Printer Plotter merek HP |
Printer khusus yang digunakan untuk mencetak dengan media besar mulai dari kertas ukuran A3 hingga mencapai 3 meter, misalnya mencetak spanduk, poster, banner maupun baliho.
d. Mesin penjilid
 |
| Gambar 5.9 Mesin penjilid |
Mesin ini sering disebut mesin binding yang digunakan untuk menjilid berbagai warkat maupun buku. Menjilid merupakan kegiatan menghimpun dan menyatukan warkat yang sejenis dalam bentuk buku sehingga mudah dalam menggunakan dan menyimpan.
Penggunaan mesin ini lebih praktis karena mempunyai kemampuan menampung yang besar yaitu dari 10 halaman sampai 100 halaman dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Macam-macam mesin penjilid menurut jenisnya, yaitu :
1 Mesin penjilid buku
Mesin ini mempunyai bentuk lebih besar dan digunakan untuk menjilid buku dalam jumlah besar
2 Mesin penjilid laporan
Mempunyai bentuk lebih kecil dan digunakan untuk menjilid laporan dengan penjepit plastik atau kawat spiral.
Macam-macam mesin penjilid menurut tenaga penggerak, yaitu.
1 Mesin penjilid manual
Mesin penjilid yang digerakkan dengan menggunakan tangan, tenaga manusia
2 Mesin penjilid lisrik
Mesin penjilid yang digerakkan dengan tenaga listrik
Berikut ini bagian-bagian yang terdapat pada mesin penjilid, yaitu :
- Lengan mesin (engkol) fungsinya untuk menarik atau membentangkan jari-jari pembentang dan untuk menekan masuk atau jarum-jarum pelubang kertas
- Set pins mempunyai fungsi untuk mengatur jarum pelubang
- Penunjuk samping, digunakan untuk mengatur kertas yang akan dilubangi
- Pemutar skrup digunakan untuk mengatur penunjuk
- Skala pengatur pembuat lubang mempunyai fungsi untuk mengatur kertas lubang pada kertas
e. Mesin fotocopy
 |
| Gambar 5.10 Mesin fotocopy |
Mesin fotocopy merupakan mesin yang digunakan untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar, memperkecil atau sesuai ukuran asli dokumen. Naskah yang digandakan dengan mesin fotocopy menghasilkan lembaran yang kualitasnya hampir serupa dengan aslinya.
Salah satu manfaat dalam menggunakan mesin fotocopy adalah mengandakan dokumen lebih cepat dan mudah. Berikut ini beberapa bagianbagian pada mesin fotocopy :
- ADF (automatic document feeder), merupakan bagian atas mesin yang digunakan untuk menutup. Selain itu digunakan untuk memasukkan kertas yang akan dicopy.
- Platen Glass, mempunyai fungsi untuk memindai dokumen yang akan dicopy, memancarkan cahaya dari lampu scanner dibawahnya.
- Baki kertas, bagian dari mesin yang mempunyai fungsi untuk menampung kertas yang akan dicetak.
- Baki penadah, digunakan untuk menampung kertas hasil fotocopy
- Tombol on/off, digunakan untuk menghidupkan dan mematikan mesin
- Tombol stop, digunakan untuk menghentikan proses mengcopy yang sedang berjalan
- Tombol clear, digunakan untuk menghapus jumlah yang akan dicopy
- Tombol angka, mempunyai fungsi untuk mengatur jumlah dan ukuran kertas yang akan difoto
- Tombol reset, digunakan untuk mengembalikan pengaturan
Berikut ini kelebihan dari mesin fotocopy, yaitu :
- Kecepatan menyalin mencapai 65 lembar per menit.
- Waktu untuk pemanasan mesin hanya 30 detik
- Konsumsi listrik lebih efisien
- Spare part/suku cadang mudah ditemukan dan tersedia dalam jumlah banyak
Selain kelebihan, mesin fotokopy juga mempunyai kelemahan yaitu :
- Memerlukan ruangan yang luas untuk menempatkan mesin karena ukuran mesin lebih tinggi dan lebar.
- Memerlukan aliran listrik yang stabil
f. Mesin risograph
 |
| Gambar 5.11 Mesin risograf |
Merupakan mesin yang digunakan untuk mencetak atau menyalin dokumen dengan jumlah banyak sesuai kebutuhan. Mesin ini cukup handal dalam mencetak dokumen karena mempunyai kecepatan 120 lembar per menit.
Cara kerja mesin risograph yaitu dengan membuat salinan dari dokumen asli/gambar melalui proses scan pada mesin, kemudian mesin akan membuat master. Mesin risograph mempunyai kelebihan, yaitu :
- Mampu mencetak dengan kecepatan tinggi, mencapai 120 lembar per menit
- Biaya cetak per lembar murah
- Dapat mengcopy menggunakan kertas tipis 46 gram hingga kertas tebal 210 gram
- Hasil menggandakan lebih bagus kualitasnya dibandingkan mesin fotocopy
- Warna tinta dapat diganti Kelemahan mesin risograph, yaitu :
- Harga mesin relatif mahal
- Hanya efektif untuk mencetak dalam jumlah banyak
- Ukuran mesin besar dan berat
Berikut ini beberapa bagian-bagian mesin risograph, yaitu :
- Tombol on/off, digunakan untuk menyalakan dan mematikan mesin
- Tombol pengatur jumlah, digunakan untuk mengatur jumlah yang akan dicopy
- Tombol start, digunakan untuk memulai proses menggandakan
g. Mesin stensil
 |
| Gambar 5.12 Mesin stensil |
Mesin stensil adalah mesin yang menghasilkan dokumen dalam bentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan bantuan kertas master atau disebut sheet stensil. Pada umunya ada dua macam mesin stensil yaitu mesin stensil manual dan mesin stensil listrik.
Mesin stensil manual digerakkan menggunakan engkol dan tangan mansia sedangkan mesin stensil listik digerakkan dengan tenaga listrik. Berikut ini beberapa bagian-bagian yang terdapat pada mesin stensil manual maupun listrik, yaitu :
- Rol penekan atau disebut press roll digunakan untuk menempelkan kertas pada sheet
- Rol tinta (ink roll) mempunyai fungsi untuk meratakan tinta apada layar tinta
- Rol penarik kertas, digunakan untuk menarik kertas dari papan kertas
- Engkol (handle) digunakan untuk menggandakan secara manual
- Tombol start dan stop, digunakan untuk memulai dan menghentikan proses penggandaan
- Tombol penghitung, mempunyai fungsi untuk mengatur banyaknya hasil penggandaan
h. Mesin scanner
 |
| Gambar 5.13 Mesin pemindai |
Merupakan mesin yang digunakan untuk memindahkan lembaran dokumen maupun gambar kedalam bentuk file. Scanner menjadi mesin yang wajib ada di kantor karena menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam pengurusan arsip elektronik karena di era digital ini penting untuk mendigitalisasi dokumen-dokumen penting baik untuk tujuan administrasi dan menghindari kerusakan fisik pada dokumen.
Scanner mempunyai fungsi untuk mengambil salinan data/informasi pada suatu benda untuk dijadikan data digital sehingga data dapat diolah kembali. Berikut ini bagian-bagian mesin scanner, yaitu :
- Penutup dokumen, digunakan untuk menekan lembaran dokumen yang ditempatkan
- Unit pemindaian, yaitu bagian yang mengeluarkan cahaya dan memindai item lembaran.
- Platen, menempatkan lembaran yang akan dipindai
- Tombol pemindai, digunakan untuk memindai lembaran
- Saklar pengunci pemindai, mengunci atau membuka kunci unit pemindaian
- Slot pengunci penyangga, memasukkan kaitan penyangga ketika mengeset pemindai tegak lurus
- Penghubung USB, menghubungkan kabel USB yang disediakan.
i. Mesin presensi pegawai
 |
| Gambar 5.14 Mesin presensi pegawai |
Mesin presensi pegawai disebut dengan istilah mesin fingerprint merupakan mesin yang berfungsi untuk mengetahui dan melacak kehadiran pegawai. Mesin ini digunakan untuk mendapatkan data kehadiran pegawai secara akurat dan otomatis, selain itu untuk menghitung jam kerja pegawai mulai dari masuk hingga pulang kantor.
Dengan mesin ini memudahkan bagian kepegawaian dalam memperhitungkan dan mempertimbangkan berdasarkan data kehadiran dan lama jam kerja. Mesin presensi dengan menggunakan sistem dimana pegawai harus mengautentifikasi kehadiran menggunakan karakteristik tertentu yang ada pada fisik diri sendiri misalnya sidik jari, wajah dan suara.
j. Mesin penghancur kertas
 |
| Mesin penghancur kertas |
Disebut dengan paper shredder merupakan mesin yang diperlukan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang tidak terpakai. Daya potong mesin penghancur kertas biasanya lebih kurang dua puluh halaman sekaligus dengan memotong memanjang berukuran 2-2,5 mm dan besar cacahan ukuran folio menjadi 46 sampai 144 cacahan.
Mesin ini wajid dimiliki perusahaan karena berguna untuk mencegah pencurian data maupun pengintipan informasi yang dilakukan pihak lain. Mesin penghancur kertas mempunyai manfaat, yaitu :
- Mengurangi tumpukan berkas yang sudah tidak terpakai lagi pada lemari penyimpanan kantor
- Mengurangi resiko penggunaan berkas penting untuk hal jahat.
3. Prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
Mesin-mesin kantor mempunyai prosedur dalam mengoperasikan. Prosedur tersebut harus dipahami oleh pihak-pihak yang menggunakan agar pekerjaan selesai secara tepat dan mesin tidak mengalami kerusakan. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam mengoperasikan mesin-mesin kantor, yaitu :
a. Mesin untuk mencatat data/informasi :
1) Mesin ketik
Berdasarkan cara pengoperasian, mesin ketik dibedakan menjadi dua yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik. Prosedur dalam mengoperasikan mesin ketik manual dan elektronik hampir sama, yaitu:
- a) Duduk tepat di depan mesin ketik dengan posisi agak punggung menyandar pada sandaran kursi
- b) Hubungkan kabel sakelar terhubung dengan stopkontak
- c) Hidupkan mesin
- d) Letakkan kertas pada belakang roller
- e) Gulung kertas pada tempatnya
- f) Tekan tombol pada ujung roller untuk membebaskan kertas
- g) Sesuaikan kertas dan tekan tombol untuk mengencangkan roller
- h) Posisikan jari dengan benar
- i) Dorong tuas carriage return dari kiri ke kanan atau tekan enter
- j) Lanjutkan pengetikan sampai bagian bawah kertas
- k) Apabila mengalami kesalahan gunakan cairan koreksi untuk menghapus
2) Mesin penjilid (binding)
Berikut ini prosedur dalam mengoperasikan mesin penjilid :
- Posisi gagang tegak lurus
- Ratakan kertas yang akan dijilid
- Tangan kiri memegang kertas dan tangan kanan menekan gagang kedepan sampai kertas berlubang
- Ambil kertas dengan cara mengembalikan posisi tuas menjadi tegak lurus
- Posisikan plastik penjilid pada gigi pemegang plastik
b. Mesin untuk mengolah data/informasi
1) Komputer
Berikut ini prosedur dalam mengoperasikan komputer, yaitu :
a) Menyalakan komputer
- Hubungkan kabel dengan stopkontak
- Tekan tombol power pada CPU, nyalakan layar monitor dan tunggu sampai proses boothing selesai kemudian klik start untuk menampilkan semua program
- Pilih program yang akan dijalankan
b) Mematikan komputer
- Tutup semua program yang sedang dijalankan dengan menutup jendela program (klik close)
- Klik start, shuttingdown dan apabila proses telah selesai maka cabut kabel dari stopkontak.
2) Printer
Berikut ini prosedur pengoperasian mesin printer, yaitu :
- Hidupkan laptop/komputer
- Aktifkan file dokumen yang akan dicetak
- Hubungkan printer dengan menggunakan kabel USB ke komputer/printer
- Masukkan kertas ke dalam mesin printer
- Tekan tombol ON pada printer
- Klik print atau langsung dengan mengklik tombol bersimbol gambar printer
- Pada jendela print, pastikan printer name terisi sesuai dengan merek printer
- Pada page range, atur halaman yang akan dicetak
- Apabila proses pengaturan telah selesai, klik OK untuk memulai proses mencetak
3) Mesin fotokopi
Prosedur mengoperasikan mesin fotokopi, yaitu :
- Pastikan kabel sakelar telah tersambung dengan stopkontak
- Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
- Letakkan kertas pada kaca tempat fotokopi dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
- Tekan tombol pengatur hasil copy
- Tekan jumlah penggandaan yang dikehendaki
- Tekan tombol start
- Jika sudah selesai tekan tombol OFF untuk mengakhiri proses pengcopian
4) Mesin risograph
Berikut ini prosedur dalam mengoperasikan mesin risograph :
- Pastikan kabel sakelar tersambung pada stopkontak
- Tekan tombol ON untuk menghidupkan mesin
- Buatlah master cetakan dengan meletakkan dokumen asli kearea scanner mesin
- Pastikan contoh cetakan sesuai dengan settingan
- Masukan kertas pada baki
- Memulai proses cetakan dan atur kecepatan cetak
- Tekan tombol OFF apabila mesin telah selesai digunakan
- Cabut kabel sakelar dari stopkontak
5) Mesin stensil
Berikut ini prosedur dalam mengoperasikan mesin stensil :
- Menyiapkan kertas stensil dan usahakan kertas stensil dalam kondisi kering
- Buka penutup mesin stensil
- Bersihkan tinta yang melekat pada baki penadah dan baki mesin
- Pasang sheet stensil pada roll sehingga menempel pada pembungkus roll
- Puter engkol berulang sampai inta stensil srata dipermukaan sheet stensil
- Masukan kertas ke baki kertas dan gunakan skala pada ujung depan kertas baki
- Geser kunci pengepres kertas sampai berimpitan
- Stel kunci penyetel pada posisi angka yang dikehendaki
- Tekan kunci ON
- Siapkan baki penadah
- Putar engkol sampai selesai
- Apabila posisi kertas belum tepat, benarkan posisi kertas dengan menekan kunci OFF.
6) Mesin pemindai (scanner)
Mesin pemindai dapat digunakan untuk memindai naskah dan gambar, berikut ini prosedur dalam mengoperasikan mesin pemindai, yaitu :
- Siapkan naskah yang akan dipindai
- Nyalakan mesin scanner
- Letakkan dokumen yang akan dipindai
- Klik star dan proses pemindaian berlangsung
- Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai
- Simpan file dengan format yang diinginkan
c. Mesin untuk menyimpan data/informasi
1) LCD Proyektor
Berikut ini prosedur dalam mengoperasikan LCD proyektor, yaitu :
- Hubungkan kabel sakelar dengan stopkontak dan tunggu lampu indikator menyala orange
- Atur posisi dan ketepatan fokus untuk memperoleh hasil yang baik
- Buka tutup lensa
- Tekan tombol POWER sampai lampu indikator berwarna hijau dan display tampil secara penuh
- Nyalakan semua yang menjadi input (Laptop/komputer)
- Tekan source (input) untuk memilih input yang akan didisplaykan dan tunggu sampai proyektor menampilkan hasil
- Matikan LCD setelah selesai digunakan
2) Mesin presensi pegawai
Prosedur dalam mengoperasikan mesin presensi pegawai, yaitu :
- Instalasi mesin dan daftarkan sidik jari
- Tempelkan jari rata pada bagian tengah layar kaca mesin
- Tunggu proses verifikasi berhasil yaitu sampai layar LED menjadi hijau san mesin mengeluarkan suara “terima kasih”
3) Mesin penghancur kertas
Berikut ini langkah mengoperasikan mesin penghancur kertas, yaitu :
- Hubungkan sakelar ke stopkontak
- Periksa kertas yang akan dihancurkan, tidak ada klip, staples dan barang lain yang menempel
- Letakkan kertas ke arah mata pisau
- Hidupkan mesin dan pegang kertas dengan hati-hati
- Matikan kertas apabila telah selesai
- Cabut kabel dari stopkontak setelah selesai digunakan
4) Mesin penghitung uang
 |
| Cara mengoperasikan mesin penghitung uang |
Berikut ini prosedur atau cara mengoperasikan mesin penghitung uang, yaitu:
- Hubungkan kabel sakelar dengan stopkontak
- Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
- Masukan uang ke pengait dan posisi uang sudah tertata rapi
- Periksa display layar jumlah uang sudah sesuai atau belum
- Matikan mesin setelah selesai digunakan
4. Prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor
Pemeliharaan sangat diperlukan agar mesin kantor dalam kondisi baik dan dapat digunakan maksimal dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.
Pemeliharaan yang dilakukan secara teratur dan terus-menerus akan membuat mesin-mesin kantor lebih terawat dan dapat menekan biaya pengeluaran.
Berikut ini adalah manfaat dari pemeliharaan mesin-mesin kantor, yaitu :
- Menjaga agar mesin dalam keadaan bersih dan siap ketika akan digunakan
- Memperpanjang umur mesin
- Menghemat biaya pemeliharaan dan perbaikan
- Menghindari kehilangan mesin karena mesin selalu terkontrol
A. Cara Pemeliharaan Mesin Kantor
Ada beberapa cara pengurusan pemeliharaan mesin-mesin kantor secara umum, yaitu :
- Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts) Pabrik/distributor mesin biasanya memberikan servis dalam rangka promosi dan memberikan kepuasan kepada para konsumen. Cara ini dianggap lebih efisien
- Servis perseorangan (individual service calls) Service perseorangan bersifat panggilan “apabila dibutuhkan”, artinya mesin akan diservis apabila mesin mengalami kerusakan. Biaya untuk servis perseorangan biasanya lebih mahal jika dibandingkan dengan kontrak pemeliharaan.
- Servis kantor (company operated service) Servis yang dilakukan oleh kantor yang bersangkutan, dengan cara pegawai yang melakukan pemeliharaan terhadap mesin yang mengalami kerusakan. Kebijakan ini biasanya dilakukan karena pertimbangan keuangan yang dimiliki kantor.
B. Faktor-faktor dalam Pemeliharaan
Menurut Sedarmayanti ( 2009:53) menyebutkan beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka memelihara dan meningkatkan penggunaan mesin kantor, yaitu :
1 Pemeliharaan (Maintenance)
Pemeliharaan mesin-mesin kantor secara teratur mempunyai tujuan agar mesin kantor lebih awet dan selalu dalam kondisi yang baik.
Pemeliharaan menekankan pada aspek pencegahan sebelum terjadi kerusakan, misalnya dengan pembersihan dan pengecekan mesin secara teratur. Kegiatan pemeliharaan dilakukan dengan adanya pertimbangan biaya yang dikeluarkan menjadi lebih ringan.
2 Reparasi (Repair)
Reparasi merupakan upaya perbaikan terhadap bagian pada mesin kantor yang mengalami kerusakan. Reparasi mempunyai tujuan agar mesin kantor dapat berfungsi kembali sebagaimana mestinya. Biaya reparasi akan menjadi lebih mahal apabila kerusakan yang dialami mesin kantor dalam kategori rusak berat.
3 Peningkatan (Betterment)
Peningkatan diartikan sebagai upaya dalam mengusahakan kondisi mesin-mesin kantor lebih baik lagi sehingga umur dan nilai guna mesin akan bertambah.
4 Penggantian (Replacement)
Kegiatan penggantian merupakan proses menggantikan mesin-mesin kantor yang berumur lama dan mengalami kerusakan berat maupun sudah tidak dapat diperbaiki dengan mesin-mesin baru yang lebih canggih dan modern. Penggantian mesin lama dengan mesin baru juga dapat menghemat biaya pemeliharaan mesin-mesin kantor.
5 Penambahan (Addition)
Penambahan diartikan dengan kegiatan menambah jumlah mesin yang sejenis dan mempunyai fungsi yang sama sehingga jumlah mesin menjadi lebih banyak. Kegiatan penambahan dilakukan dengan tujuan untuk menambah keuntungan kantor.
C. Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam memelihara berbagai macam mesin-mesin kantor:
1 Mesin untuk mencatat data/informasi
a) Mesin penjilid
- Bersihkan body mesin dengan kain halus yang bersih
- Bersihkan tempat laci dibagian sisa kertas
- Berikan pelumas pada bagian yang membutuhkan
- Tutup tabung tempat lem agar tidak terkena debu
- Cabut steker dari stopkontak apabila telah selesai digunakan
b) Mesin Ketik
- Bersihkan kotoran yang melekat pada body mesin dengan menggunakan tissu/kain halus
- Bersihkan tuts
- Periksa semua kunci, pastikan semua dalam keadaan normal
- Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder
- Periksa pita mesin ketik
c) Mesin Ketik Listrik
- Bersihkan kotoran yang melekat pada body mesin dengan tissu/kain halus
- Bersihkan tuts
- Periksa pita mesin ketik listrik
- Letakkan mesin pada mesin yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung
- Cabut steker dari stopkontak setelah selesai menggunakan
2 Mesin untuk mengolah data/informasi
a) Komputer
 |
| Gambar 5.16 Pemeliharaan komputer |
- Letakkan komputer di tempat yang kering dan aliran sirkulasi udara yang baik
- Gunakan stabilizer agar tegangan listrik stabil
- Bersihkan layar monitor, keyboard, CPU dengan kain bersih dan kuas.
- Nyalakan dan matikan komputer sesuai prosedur yang benar
b) Printer
- Bersihkan body mesin dengan kain bersih dan halus
- Lakukan clean head
- Gunakan printer secara rutin
- Gunakan tinta sesuai tipe printer
- Lakukan pengecekan kondisi kartrid
- Matikan printer ketika tidak digunakan, cabut steker dari stopkontak
- Tutuplah dengan kain penutup apabila printer tidak digunakan
- Jangan mencetak terlalu berlebihan
c) Mesin Fotokopi
 |
| Gambar 5.17 Pemeliharaan mesin fotocopy |
- Bersihkan permukaan drum mesin secara berkala
- Bersihkan kuku-kuku (clow) mesin
- Bersihkan kaca mesin fotokopi
- Gunakan tinta sesuai tinta tipe mesin
- Bersihkan bagian luar mesin dengan kain halus
- Gunakan mesin sesuai prosedur yang benar
d) Mesin Risograf
- Letakkan risograph di tempat yang kering
- Bersihkan press roll drum
- Bersihkan meja scanner
- Bersihkan catride dari tinta
e) Mesin Stensil
- Bersihkan body mesin dengan tissu/kain halus
- Bersihkan baki kertas dan baki penadah
- Bersihkan pembungkus rol dari sisa tinta yang melekat
- Berikan pelumas pada bagian yang berputar
- Tutup mesin setelah selesai digunakan
- Letakkan mesin pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung
f) Mesin Stensil Listrik
- Bersihkan bodi mesin dengan tissu/kain halus
- Bersihkan baki kertas dan baki penadah
- Bersihkan sisa tinta pada silinder mesin
- Bersihkan kain penyaring tinta (ink screen)
- Cabut steker dari stopkontak setelah selesai menggunakan
- Tutup mesin setelah selesai digunakan
g) Mesin Pemindai (Scanner)
 |
| Gambar 5.18 Pemeliharaan mesin scanner |
- Sebelum dibersihkan pastikan mesin scanner dalam keadaan mati (off), lepaskan kabel dan usb
- Bersihkan bagian luar mesin dengan tissu/kain halus
- Bersihkan permukaan bagian kaca scan
- Membersihkan karet penarik (roller)
3 Mesin untuk menyimpan data/informasi
a) LCD Proyektor
- Bersihkan lensa dengan lens cleaning paper
- Bersihkan body mesin dengan kain halus dan bersih
- Simpan proyektor ditempat kering (tas penyimpanan asli)
- Mematikan proyektor sesuai prosedur yang benar
b) Mesin presensi pegawai
- Letakkan mesin ditempat yang aman dan tidak terkena sinar matahari langsung
- Bersihkan debu dengan kain halus dan bersih
- Gunakan adaptop mesin agar tegangan listrik menjadi stabil
- Hapus data secara berkala
c) Mesin penghancur kertas
- Bersihkan seluruh permukaan dengan kain halus yang bersih
- Jumlah kertas yang dihancurkan sesuai aturan yang benar
- Berikan pelumas pada bagian peer pada ujung pisau
d) Mesin penghitung uang
- Bersihkan debu yang berada di body mesin dengan kain halus yang bersih
- Periksa gear mesin, apabila sudah halus maka ganti gear
- Letakkan mesin di tempat yang teduh dan kering
- Jangan menumpuk barang lain diatas mesin
- Posisi dalam menempatkan mesin ditempat yang datar
 |
| Gambar 5.20 : mesin hektografik dengan alkohol |
Kegiatan penggandaan pasti dilakukan disetiap kantor, baik kantor swasta maupun pemerintah. Kegiatan penggandaan mampu memperlancar kegiatan suatu kantor, misalnya penggandaan materi rapat.
Mesin pengganda terdiri dari berbagai macam antara lain mesin duplikator hektografik dengan alkohol. Mesin ini mampu mereproduksi ketikan, tulisan tangan maupun gambar dalam berbagai warna, mesin ini mampu menggandakan 100 sampai 250 salinan. Mesin hektografik mampu mereproduksi beberapa warna dalam sekali jalan.
Dalam satu salinan master dimungkinkan adanya kombinasi warna, penulisan ataupun pengetikan dapat dilakukan diatas kertas karbon berwarna yang berlainan. Cara pengoperasian mesin duplikator hektografik dilakukan dengan cara penyiapan salinan master dan proses penduplikasian.
Pada proses penduplikasian, setelah salinan master dipasang pada rol duplikator maka kertas yang akan digunakan harus dibasahi alkohol untuk ditekankan pada salinan master. Alkohol mempunyai fungsi untuk melarutkan cetakan pada karbon sehingga membentuk salinan diatas kertas. Cara pemeliharaan mesin ini sama dengan mesin fotokopi dan mesin stensil.
Demikian materi menerapkan penggunaan mesin-mesin kantor (office machine) kami susun. Semoga muatan pelajaran ini bisa bermanfaat.