Prosedur Pengeluaran barang sesuai permintaan - Setelah mempelajari pengeluaran barang sesuai permintaan, melalui kegiatan literasi, diskusi, dan presentasi diharapkan peserta didik dapat: Memahami siklus pengeluaran barang; fungsi siklus pengeluaran barang: siklus transaksi pengeluaran barang; mengklasifikasi barang yang dikeluarkan sesuai permintaan: dokumen pengeluaran barang sesuai permintaan dan; mendistribusikan dokumen dokumen pengeluarang barang dengan benar; teliti dan; penuh tanggung jawab.
Prosedur Pengeluaran Barang Sesuai Permintaan
Gambar 6.1 Pengeluaran barang
Sumber: https:// www.knic.co.id/ id/ 4-ways-to-improve-warehouse-efficiency
Pengiriman barang merupakan kegiatan utama dalam proses pengeluaran barang, sebaiknya ketika barang tersebut dikirim baik menggunakan angkutan darat, laut maupun udara harus dilengkapi dengan dokumen pengiriman barang secara lengkap.
Pengiriman harus memenuhi seluruh yang dipersyaratkan seperti:
1. Jumlah barang yang dikirim;
2. Cara pengemasan;
3. Jenis pengangkutan;
4. Ketepatan waktu pengiriman;
5. Kebenaran alamat yang dituju;
6. Metode pengangkutan; dan
7. Bongkar muat barang.
Dari persyaratan sebagaimana telah disebutkan, penting untuk diperhatikan bahwa sebelum dilakukannya pengiriman barang harus dicek terlebih dahulu dengan teliti sesuai tidaknya barang tersebut dengan permintaan.
A. Siklus Pengeluaran Barang
Siklus pengeluaran barang merupakan proses yang berkaitan dengan kegiatan pembelian dan pembayaran atas sejumlah barang dan jasa. Adapun tujuan dari siklus ini adalah untuk menekan seluruh biaya yang dikeluarkan mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan perlengkapan serta biaya-biaya lain yang dibutuhkan. untuk penanganan barang yang dikeluarkan harus dibuatkan nota penjualan yang kemudian dilengkapi dengan surat jalan.
Adapun siklus atau flowchart pengeluaran barang adalah sebagai berikut:
Gambar 6.2 Siklus atau Flow Chart Barang Keluar
Sumber: https:// www.process.st/ checklist/ sop-barang-masuk-dan-barang-keluar-gudang/ #flowchart-barang-keluar
1. Operator Order Barang menyiapkan dokumen pengemasan barang (Packing list) sesuai pesanan (DO), kemudian Operator Gudang melakukan pemeriksaan barang sesuai dengan dokumen pengemasan barang (Packing list) barang keluar (DO).
2. Berikutnya mengidentifikasi barang yang akan keluar dengan bantuan barcode, mulai dari scan barcode OUT, scan nomor model (Mno), nomor pesanan (PONo), nomor produksi (MFGNo) dan barcode STT (surat tanda terima) barang ke gudang yang menempel pada barang tersebut.
3. Setelah pemeriksaan selesai, scan barcode disimpan untuk bukti barang telah keluar.
4. Semua barang yang keluar dari gudang harus dicoret label barcode STT-nya guna menghindari terjadinya penggunaan kembali label barcode STT tersebut.
5. Jika terjadi kesalahan pada saat barang di scan serta hasil identifikasi menunjukan sudah tersimpan, perlu dilakukan pengulangan dimulai dengan mulai dari scan barcode OUT, scan nomor model (Mno), nomor pesanan (PONo), nomor produksi (MFGNo) dan barcode STT (surat tanda terima) barang ke gudang yang menempel pada barang tersebut selanjutnya scan barcode di cancel.
6. Bila terjadi kesalahan tersebut di atas, maka CAA atau operator order barang/ operator gudang memeliki kewajiban untuk menginformasikan kepada STT (Surat Tanda Terima) tentang kesalahan scan pada barang tersebut.
7. Hasil scan barcode barang keluar akan tersimpan ke dalam Dropbox sesuai dengan nama file dan folder dari system yang digunakan pada masing-masing gudang.
8. Operator Order Barang harus melakukan pengiriman dokumen pengemasan barang keluar (DO) ke dropbox didalam folder DO KELUAR CAA TAHUN sesuai dengan system yang digunakan dan dilakukan perhari ketika ada barang keluar.
9. Operator gudang akan menerima hasil identifikasi barang keluar dan file dokumen pengemasan barang keluar/ DO CAA) perhari ketika barang keluar. Apabila dokumen pengemasan barang keluar (DO) tidak dikirimkan, maka dalam laporan barang keluar yang dibuat STT (Surat Tanda Terima) akan mencantumkan keterangan bahwa dokumen pengemasan barang keluar (DO) belum dikirim.
10. Operator gudang akan membuat laporan keluar barang perhari sesuai dengan tanggal keluar barang. Laporan tersebut akan disimpan dalam dropbox sesuai dengan system yang digunakan.
a. Bila terjadi selisih barang keluar, maka Operator gudang membuat laporan selisih barang keluar dalam dropbox.
b. Jika operator order barang menerima laporan selisih barang keluar, maka harus melakukan pemeriksaan sehubungan dengan terjadi perbedaan barang tersebut.
11. Bila dokumen pengemasan barang keluar (DO) lebih banyak dari hasil scan barcode, maka operator order barang harus mengirimkan tambahan data scan barcode kepada operator gudang.
12. Bila dokumen pengemasan barang keluar (DO) lebih sedikit dari hasil scan barcode, maka operator order barang harus mengirimkan detail dokumen pengemasan barang keluar secara lengkap untuk barang yang keluar.
13. Bila tidak ada konfirmasi mengenai selisih barang, maka STT (Surat Tanda Terima) akan membuat laporan barang masuk dianggap hilang.
Tahapan prosedur Scan Barang Keluar adalah sebagai berikut:
Gambar 6.3 Prosedur Scan Barang Keluar
Sumber: https:// www.process.st/ checklist/ sop-barang-masuk-dan-barang-keluar-gudang/ #flowchart-barang-keluar
Jadi dapat disimpulkan bahwa alur keluar barang di gudang, dilakukan dimulai dari:
1. Aktivitas Packing List
Hampir persis dengan barang yang masuk, maka proses packing list juga dilakukan untuk barang yang keluar, untuk menghindari kesalahan peghitungan barang keluar.
2. Aktivitas Verifikasi Barang Keluar
Hal ini perlu dilakukan agar tidak ada selisih antara barang yang tersimpan di gudang dan barang yang akan keluar atau biasa disebut dengan DO.
3. Aktivitas Scan Pada Barang Keluar
Dilakukan secara bertahap. Dimulai scan nomor model, dilanjutkan dengan scan nomor pesanan, lalu scan nomor produksi dan terakhir adalah scan STT yang terdapat pada barang.
4. Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT
Semua barang yang masuk ke gudang memiliki barcode STT. Barcode inilah harus dihilangkan pada saat barang dikeluarkan dari gudang, dengan maksud menghindari kekacuan penghitungan semua barang yang ada, dan terakhir barang yang ada di gudang setelah ada barang yang dikeluarkan.
5. Membuat Laporan Barang Keluar
Merupakan tahapan yang terakhir dan pembuatan laporan barang keluar harus segera dilakukan. Karena pembuatan laporan barang keluar ini penting sebagai data perusahaan untuk menindaklanjuti langkah kedepannya maupun sebagai data penting perusahaan. Biasanya laporan barang keluar tersimpan dalam sebuah folder khusus yang terhubung langsung dengan data dari perusahaan.
B. Fungsi Siklus Pengeluaran Barang
Siklus pengeluaran barang merupakan proses yang berkaitan dengan kegiatan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Siklus pengeluaran barang tersebut dilakukan mulai dari melakukan pembelian barang mentah, menyimpan persediaan barang dan jasa termasuk mengidentifikasikan dan menyimpan semua bukti pengeluaran uang, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang yang dipesan, dan mencatat persediaan.
Kegiatan utama dari siklus pengeluaran barang yaitu dibuatnya daftar pemasok barang, karena informasi yang masuk ke kegiatan pengeluaran berasal dari pengendalian persediaan, pendapatan dan produksi dari berbagai bagian yang membutuhkan barang dan bahan baku.
Bila barang dan bahan baku sampai, maka informasinya kembali ke sumbersumber dari siklus pengeluaran. Begitu juga data yang berhubungan dengan pembiayaan sebagai bahan laporan keuangan.
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran:
1. Untuk memperoleh dan memproses data berbagai kegiatan bisnis;
2. Sebagai tempat menyimpan data yang berguna dalam proses pengambilan keputusan;
3. Sebagai penyedia fungsi pengendalian dan menjaga sumber daya organisasi.
Tujuan dari siklus ini adalah untuk menekan biaya seluruh pengeluaran mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan pelengkapan serta biaya lainnya yang dibutuhkan. Oleh karena itu, manajemen harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efektivis dan efisiensi siklus pengeluaran, dengan cara manajemen harus memiliki akses untuk mengetahui data secara rinci berkaitan dengan sumber daya yang digunakan.
Baik sumber daya yang digunakan, kegiatan - kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut dan mengetahui pelaku yang terlibat, agar dapat digunakan dan relevan dalam proses pengambilan keputusan, sehingga data tersebut valid, andal, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Sedangkan tujuan khususnya meliputi:
1. Memberikan kepastian bahwa seluruh barang dan jas yang dipesan sesuai kebutuhan;
2. Memastikan pada saat penerimaan barang yang dipesan sesuai pesanan;
3. Menjaga dan memelihara barang tersebut sampai barang tersebut diminta atau diambil;
4. Memastikan kesahihan dan kebenaran dari faktur yang berhubungan dengan transaksi;
5. Melakukan proses pencatatan dan mengelompokkan pengeluaran secara cepat dan tepat;
6. Memindahkan informasi kewajiban dan pengeluaran kas dalam perkiraan pemasok yang tepat di buku besar utang usaha;
7. Memastikan seluruh pengeluaran kas sudah diotorisasi; dan
8. Menyiapkan dokumen-dokumen dan laporan majerial barang dan jasa yang diperoleh.
Fungsi dari Siklus Pengeluaran terdiri dari:
1. Untuk mengetahui kebutuhan barang;
2. Untuk menerima, menempatkan dan menyimpan barang;
3. Untuk memastikan kebenaran bukti pembayaran;
4. Untuk menyiapkan pengeluaran kas; dan
5. Untuk mengelola utang usaha
Menyiapkan laporan manajemen dan laporan keuangan. Terdapat 3 (tiga) kegiatan utama dalam siklus pengeluaran:
1. Melakukan tindakan pemesanan/ pembelian barang, jasa dan persediaan
a. Kegiatan awal pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan persediaan dan perlengkapan;
b. Mengidentifikasi barang yang akan dibeli baik jenis, berapa, dan dari mana barang tersebut akan dibeli/ dipesan; dan
c. Dalam proses pemesanan barang tersebut dilengkapi dengan dokumen pemesanan pembelian (purchase order).
2. Penerimaan dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa
a. Kegiatan berikutnya yang kedua dari siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang pesanan, sebelum barang diterima harus dicek terlebih dahulu oleh bagian penerimaan yang bertanggung jawab;
b. Dokumen yang dibuatnya adalah laporan penerimaan barang (receiving report);
3. Menyetujui faktur penjualan dari pemasok untuk pembayaran barang, persediaan, dan jasa yang dilakukan oleh Bagian utang usaha selajutnya dilakukan pembayaran oleh bagian kasir.
C. Transaksi Pengeluaran Barang
Pada umumnya dokumen yang dibuat pada saat pengiriman barang terdiri dari delivery order dan surat jalan.
1. Surat Jalan (SJ)
Surat jalan berfungsi sebagai surat pengantar barang yang memiliki kekuatan hukum selama perjalanan pada saat pengiriman barang mulai dari truk keluar gudang sampai di tujuan, memuat informasi mengenai jumlah spesifikasi barang disertai dengan informasi lainnya yang diperlukan.
Pencetakan surat jalan umumnya dibuat rangkap 3 dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Sebagai arsip bagian yang menerbitkan;
b. Untuk pemesan;
c. Untuk bukti transaksi penyerahan barang.
Contoh Surat Jalan (SJ)
Gambar 6.4 Surat Jalan
Sumber: http:// repository.usu.ac.id/
2. Delivery Order (DO)
Bagian pengiriman mengeluarkan dokumen DO yang akan diserahkan kepada pemesan juga dapat dijadikan sebagai pengganti faktur untuk peagihan atau pembayaran, yang selanjutnya berfungsi sebagai bukti, bahwa bagian gudang telah melakukan pengeluaran barang atas perintah yang menerbitkan
DO. Penerbitan DO umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan pendistribusian sebagai berikut:
a. Sebagai arsip bagian pengiriman barang
b. Sebagai arsip bagian gudang
c. Dapat dipakai untuk penagihan.
Sedangkan bila DO untuk konsumen dibuat rangkap 2, yaitu
a. Sebagai arsip yang menerbitkan;
b. Sebagai bukti bagi perusahaan pemasok melalui pembawa dokumen bahwa telah menyerahkan barang kepada penerima atau pelanggan.
Bila perusahaan yang bersangkutan belum mempunyai hubungan, maka cukup menggunakan dokumen pelanggan (Purchase Order).
Untuk efisiensi banyak perusahaan yang menggabungan antara DO dan surat jalan menjadi satu dokumen dalam setiap transaksi, umumnya dibutuhkan 5 lembar, terdiri dari:
a. Arsip untuk yang merbitkan DO dan surat jalan
b. Arsip untuk bagian yang mengeluarkan barang (bagian gudang) sebagai bukti barang telah dikeluarkan.
c. Untuk pemesan;
d. Untuk bagian akuntansi; sebagai dasar pembuatan tagihan.
Dalam Warehouse Management System (WMS) yang dilengkapi dengan data pembuatan DO/ SJ didasarkan kepada Purcasing Order (PO) yang telah diterima, artinya DO/ SJ baru dapat dibuat bila isi PO telah dientry ke sistem Komputer.
Contoh PO
Gambar 6.5 Puchase Order
Sumber: http:// repository.usu.ac.id/
Contoh DO
Gambar 6.6 Delivery Order
Sumber: http:// repository.usu.ac.id/
3. Faktur/ Invoice
Untuk gudang distribusi barang/ toko, akan dilengkapi dengan pengeluaran invoice atau faktur yang memuat informasi tentang nama barang, jumlah barang, dan harga barang berikut tanggal jatuh tempo pembayaran. Faktur berfungsi sebagai tagihan kepada pemesan pada saat barang telah dikirim biasanya dilampiri dengan PO dan DO yang membuktikan bahwa barang telah diterima.
Beberapa hal yang harus mendapat perhatian dalam membuat faktur, adalah:
a. Dalam situasi tertentu dapat terjadi bahwa barang yang telah dikirim tidak diterima seluruhnya atau ditolak sebagaian karena dianggap tidak sesuai dengan pesanan, maka DO dibuat setelah DO ditandatangani penerima.
b. Pesanan dapat dikirim untuk sekali transaksi (satu kali DO/ SJ) atau beberapa kali transaksi sesuai dengan banyaknya barang yang dipesan. Banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan bahwa pembayaran dilakukan setelah order dikirimkan secara keseluruhan. Untuk itu perlu diinformasikan secara singkat pada dokumen yang terkait dengan tagihan tersebut.
c. Kebijakan penerbitan invoice satu kali setelah beberapa kali DO/ SJ dilakukan dan DO telah ditanda tangani oleh pemesan.
d. Secara otomatis pembuatan invoice akan meng-update buku piutang. Jadi penerbitan invoice adalah merupakan kegiatan mencatat piutang.
e. Untuk pengendalian akuntansi internal secara manual disarankan pada bagian atas invoice dicetak nomor urut untuk menghindari terjadinya nomor ganda.
Contoh Faktur/ invoice
Gambar 6.7 Faktur/ Invoice
Sumber: http:// repository.usu.ac.id/
CAKRAWALA
|
Proses/
Aktivitas |
Ancaman |
Prosedur Pengendaliann yang dapat diterapkan |
|
Pesan barang |
1.Mencegah kehabisan atau kelebihan per sediaan |
Sistem pengendalian persediaan, catatan persediaan perpetual,
teknologi kode garis, perhitungan persediaan secara periodik. |
|
2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan |
Catatan persediaan perpetual yang akurat, persetujuan permintaan
pembelian. |
|
|
3. Membeli barang dengan harga yang dinaikkan |
Meminta penawaran kompetitif, gunakan pemasok yang disetujui,
persetujuan pesanan pembelian, pengendalian anggaran. |
|
|
4. Membeli barang berkualitas rendah |
Gunakan vendor yang disetujui, persetujuan pesanan pembelian, awasi kinerja vendor, pengendalian anggaran. |
|
|
5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi |
Persetujuan pesanan pembelian, batasi akses ke file utama pemasok. |
|
|
Terima dan simpan barang |
7. Menerima barang yang tidak dipesan |
Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid. |
|
8. Membuat kesalahan dalam perhitungan |
Gunakan teknologi kode garis, dokumentasikan kinerja pegawai, insentif untuk perhitungan yang akurat. |
|
|
9. Mencuri persediaan |
Pengendalian akses fisik; perhitungan periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan; dokumentasikan semua kiriman persediaan. |
|
|
Setujui dan bayar faktur dari vendor |
10. Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor |
Periksa kembali akurasi faktur, pelatihan bagi pegawai bagian utang usaha, gunakan ERS. |
|
11. Membayar barang yang tidak diterima |
Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli, gunakan ERS, pengendalian anggaran. |
|
|
12. Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia. |
Penyimpanan file yang
tepat; anggaran arus kas. |
|
|
13. Membayar faktur yang sama dua kali |
Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundle voucher asli, pembatalan bundle voucher saat pembayaran, gunakan ERS, kendalikan akses ke file utama pemasok. |
|
|
14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha |
Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan. |
|
|
15. Menyalahgunakan kas, cek, atau EFT |
Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan. |
|
|
Pengendalian umum |
16. Kehilangan data |
Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana, pengendalian akses fisik dan logis. |
|
17. Kinerja kurang baik |
Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai. |
Sumber: Romney dan Steinbart (2005:98)
RANGKUMAN
1. Kegiatan utama dalam proses pengeluaran barang adalah pengiriman barang kepada pemesan sesuai dengan pesanannya
2. Pengeluaran barang harus sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan surat jalan yang telah dikeluarkan.
3. Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk menekan biaya seluruh pengeluaran mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan pelengkapan serta biaya lainnya yang dibutuhkan
4. Jadi alur keluar barang di gudang, adalah:
a. Packing List
b. Melakukan Verifikasi Barang Keluar
c. Melakukan Scan Pada Barang Keluar
d. Membuat Laporan Barang Keluar
5. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran:
a. Untuk memperoleh dan memproses data berbagai kegiatan bisnis.
b. Sebagai tempat menyimpan data yang berguna untuk proses pengambilan keputusan
6. Sebagai penyedia fungsi pengendalian dan menjaga sumber daya organisasi.
a. Pada umumnya dokumen transaksi yang dibuat pada saat pengiriman barang terdiri dari delivery order dan surat jalan Surat Jalan (SJ).
b. Pembuatan DO/ SJ didasarkan kepada Purcasing Order (PO) yang telah diterima.
Demikian Prosedur Pengeluaran barang sesuai permintaan, Siklus Pengeluaran Barang, Fungsi Siklus Pengeluaran Barang, Transaksi Pengeluaran Barang yang bisa kami bagikan kepada sobat semua. Semoga bisa membantu belajar mandiri.