Standar Operating Procedure (SOP) Administrasi - Pergudangan Aktivitas kegiatan gudang (warehouse) diharapkan selalu mengacu kepada prosedur yang telah dirancang dan ditetapkan sehingga menjadi panduan segala aktivitas bagi siapapun personil yang melaksanakan kegiatan pergudangan.
Panduan tersebut dalam istilah manajemen dikenal dengan Prosedur Operasi Standar (POS) atau istilah asingnya Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan.
Panduan ini dibuat secara teknis dan rinci dengan tujuan untuk memberikan kemudahan dalam memandu setiap layanan pekerjaan yang harus dilakukan di area gudang sehingga memberikan jaminan kepastian dan kepuasan (Quality management/ Assurance) serta untuk memastikan sistem pergudangan sudah berjalan dengan baik.
Layanan pengelolaan pergudangan dengan menerapkan Quality Management/Assurance seperti adanya SOP Pergudangan yang dijalankan secara konsisten, hal ini bagi perusahaan khususnya bagian gudang akan memiliki berbagai keuntungan, diantaranya:
- Meminimalisir kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan penanganan (maladministrasi) di gudang, sehingga keberadaan produk/barang serta sumber daya lain di gudang dapat tetap aman dan terjaga dengan baik.
- Lingkungan gudang yang kondusif dengan pola kerja yang teratur menyebabkan kinerja dan motivasi pegawai gudang terus dapat dipertahankan bahkan cenderung terus membaik karena adanya kejelasan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap personil.
- Hasil kerja yang optimal serta sesuai tujuan, karena kegiatan gudang memiliki standar kerja dengan sistem dan mekanisme yang jelas serta mudah dipahami, dengan demikian hasilnya akan berdampak pula terhadap kualitas pelayanan gudang secara prima.
Berdasarkan keuntungan sebagaimana yang dipaparkan tersebut, maka semakin jelas bahwa SOP pergudangan begitu diperlukan dan menjadi panduan secara terstandar bagi personil gudang dalam setiap tugas dan kewajibannya.
Berikut diilustrasikan salah satu contoh panduan pelaksanaan secara detail dari penerapan SOP pergudangan sebagai jaminan kepastian dalam melaksanakan di gudang secara berkualitas (Quality Management/Assurance).
Gambar 1.6 Contoh SOP Penerimaan Barang
Sumber : shorturl.at/gnzFG
Keterangan :
Pada halaman awal sebagaimana SOP di atas merupakan rekaman dokumen yang menguraikan latar belakang SOP tersebut dibuat, selanjutnya dilakukan beberapa revisi (perbaikan), termasuk dilakukan perbaikan pada setiap bagian/ lembaran.
Selanjutnya status SOP tersebut memiliki keabsahan secara hukum (legalitas formal) setelah terdapat lembaran pengesahan (ditandatangani oleh kepala gudang sebagai penanggung jawab langsung. Untuk bagian header SOP sama seperti dokumen tertulis lainnya yakni menunjukan identitas perusahaan secara jelas dan spesifik.
Gambar 1.7 Contoh SOP Prosedur Penerimaan Barang
Sumber : https://marioandi.blogspot.com/2017/10/sop-pengelolaan-administrasi-gudang.html
Keterangan:
Pada gambar contoh SOP di atas menjelaskan tentang tahap-tahap yang harus dilakukan selama proses kegiatan mulai awal sampai kegiatan berupa hasil dinyatakan selesai, termasuk menunjukan siapa yang bertanggung jawab beserta kewenangannya dalam setiap fase pekerjaan. Diuraikan juga definisi dan istilah-istilah yang terdapat pada simbol SOP, beserta alur proses aktivitasnya.
SOP (Standar Operating Procedure) sebagaimana contoh tersebut terbagi menjadi 3 (tiga) kolom yang intinya menjabarkan panduan teknis dan administratif penerimaan barang di gudang. Adapun gambarannya adalah sebagai berikut:
- Rangkaian siklus kegiatan selama penerimaan produk/barang dilakukan meliputi aktifitas, dokumen/catatan mutu, dan keterangan.
- Simbil-simbol yang menerangkan dokumen (berkas/warkat/catatan) tertulis, selama rangkaian siklus kegiatan berjalan.
- Kolom ketiga menunjukan uraian secara rinci atas informasi dari setiapan tahapan siklus kegiatan penerimaan produk/barang di gudang.
Adapun kewenangan pengambilan keputusan dari siklus kegiatan pengelolaan barang di gudang sebagaimana contoh prosedur SOP tersebut biasanya berada di bawah tanggung jawab kepala gudang.
Tidak hanya memiliki kemampuan manajerial saja, melainkan kegiatan gudang yang efektif dan maju harus dipimpin oleh seorang kepala gudang yang berpengalaman serta kompeten dan memiliki kecakapan pergudangan.
Termasuk memahami dan mampu dalam mengelola sistem kearsipan dan pembukuan sehingga dapat mengidentifikasi karakteristik berdasarkan kualitas dan volume setiap produk/barang yang akan disimpan di area gudang.
Demikian penjelasan mengenai Standar Operating Procedure (SOP) Administrasi Pergudangan yang bisa kami sharingkan kepada sobat semuanya.